# KI-Rezeption: Professioneller Empfang für jeden Anrufer

> Source: https://hi-desk.de/de/use-cases/ai-reception/

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Anwendungsfall: KI-Rezeption

# Professioneller Empfang, für jeden Anrufer.

HiDesk nimmt jeden Anruf entgegen, erkennt an der gewählten Rufnummer, für welchen Auftraggeber der Anruf eingeht, und meldet sich mit der passenden Ansprache. Standardfragen beantwortet die KI direkt, komplexere Anliegen landen beim richtigen Mitarbeitenden oder als Ticket für den Rückruf.

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Kein Anruf unbeantwortet

Mehrere Auftraggeber & Standorte

DSGVO-konform

Telefon-KI

Eingehender Anruf

Anruf wird bearbeitet

Web-Chat

Neue Nachricht

Antwort in Sekunden

Funktionen

## Was HiDesk als KI-Rezeption übernimmt

HiDesk ist Ihre erste Anlaufstelle am Telefon, professionell, konsistent und immer erreichbar.

### Anrufe annehmen, Auftraggeber erkennen

HiDesk nimmt jeden Anruf sofort entgegen und erkennt anhand der gewählten Rufnummer, für welches Unternehmen oder welchen Auftraggeber der Anruf eingeht. Ideal, wenn Sie mehrere Marken, Standorte oder Mandate betreuen.

### Passende Ansprache, hinterlegtes Wissen

Jeder Anrufer hört die Begrüßung und Tonalität des jeweiligen Auftraggebers. HiDesk nutzt dabei genau die Informationen, die für dieses Unternehmen hinterlegt sind, vom richtigen Namen bis zu Öffnungszeiten und Zuständigkeiten.

### Standardfragen selbstständig beantworten

Wiederkehrende Fragen beantwortet HiDesk direkt, anhand definierter Vorgaben, Ihrer Wissensdatenbank oder hinterlegter Fragenkataloge. Ohne Weiterleitung, ohne Warteschleife.

### Weiterleiten oder Ticket erstellen

Komplexere Anliegen leitet HiDesk an den richtigen Mitarbeitenden weiter, nach Regeln, die Sie selbst definieren. Ist niemand erreichbar, entsteht eine strukturierte Nachricht oder ein Ticket, damit der Rückruf zuverlässig erfolgt.

So funktioniert es

## Von der Anfrage zur Lösung — in Sekunden

01

### Anruf geht ein

HiDesk nimmt sofort ab und erkennt an der gewählten Rufnummer, für welchen Auftraggeber oder Standort der Anruf bestimmt ist.

02

### Passend begrüßen

Der Anrufer wird im Namen des jeweiligen Unternehmens begrüßt, mit dessen Ansprache und hinterlegten Informationen.

03

### Anliegen klären

Standardfragen beantwortet HiDesk selbstständig aus Vorgaben, Wissensdatenbank oder Fragenkatalog. Alles Weitere wird strukturiert erfasst.

04

### Weiterleiten oder Rückruf planen

Komplexere Anliegen gehen an den richtigen Mitarbeitenden. Ist niemand erreichbar, erstellt HiDesk eine Nachricht oder ein Ticket für den Rückruf.

Praxisbeispiele

## KI-Rezeption in der Praxis

AUSLÖSER

Büroservice betreut mehrere Auftraggeber, ein Anruf geht auf der Rufnummer von Firma A ein

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)erkennt den Auftraggeber an der Rufnummer und meldet sich mit dessen Begrüßung

ERGEBNIS

Anrufer landet beim richtigen Unternehmen, ohne Verwechslung

AUSLÖSER

Anrufer fragt nach Öffnungszeiten und Preisen

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)antwortet direkt aus der hinterlegten Wissensdatenbank

ERGEBNIS

Anliegen im ersten Gespräch geklärt, keine Weiterleitung nötig

AUSLÖSER

Anrufer schildert ein komplexes Anliegen für die Buchhaltung

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)erfasst das Anliegen und stellt zum zuständigen Mitarbeitenden durch

ERGEBNIS

Direkt beim richtigen Ansprechpartner, keine Warteschleife

AUSLÖSER

Anruf kommt außerhalb der Bürozeiten

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)nimmt das Anliegen auf und erstellt ein Ticket mit Rückrufwunsch

ERGEBNIS

Vollständige Info fürs Team am nächsten Morgen

Kombiniert mit dem HiDesk Web-Chat

## Empfang auch über den Web-Chat

Nicht jeder Besucher ruft an. Mit dem HiDesk Web-Chat empfangen Sie auch Website-Besucher professionell, beantworten erste Fragen und leiten an die richtige Person weiter.

-   Web-Chat als digitale Eingangstür auf Ihrer Website
-   Anliegen werden erfasst und direkt beantwortet oder weitergeleitet
-   Telefon und Chat laufen auf derselben Routing-Logik
-   Konsistentes Erlebnis auf allen Kanälen

[Beides zusammen entdecken](https://app.hi-desk.de/auth/register)

Telefon-KI

Eingehender Anruf

Live

"Ich hätte gerne einen Termin..."

![HiDesk Logo](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)

Web-Chat

Website-Besucher

Live

"Was kostet das Angebot?"

FAQ

## Häufig gestellte Fragen

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### Kann HiDesk mehrere Auftraggeber oder Marken auf unterschiedlichen Rufnummern betreuen?

01

Ja. Jede Rufnummer erhält ihre eigene Konfiguration: Begrüßung, Ansprache, hinterlegtes Wissen und Weiterleitungsregeln. HiDesk erkennt anhand der gewählten Rufnummer, für welchen Auftraggeber der Anruf eingeht. Ideal für Büro- und Telefonservices sowie Unternehmen mit mehreren Marken oder Standorten.

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### Welche Fragen kann HiDesk selbstständig beantworten?

02

Alle Standardfragen, die Sie in Vorgaben, Wissensdatenbank oder Fragenkatalogen hinterlegen, etwa Öffnungszeiten, Preise, Abläufe oder Zuständigkeiten. Beim Setup liest HiDesk Ihre Website automatisch aus, zusätzlich laden Sie Dokumente hoch. Ist eine Antwort nicht hinterlegt, sagt die KI das transparent, statt etwas zu erfinden.

### 

### Kann HiDesk nach Abteilung, Standort und Tageszeit unterschiedlich routen?

03

Ja. Sie definieren beliebig komplexe Weiterleitungsregeln. HiDesk wendet diese automatisch an, inklusive Fallback wenn niemand erreichbar ist.

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### Klingt HiDesk natürlich für Anrufer?

04

Ja. HiDesk spricht in professionellem, klarem Deutsch. Begrüßungstext, Tonalität und Gesprächsführung legen Sie selbst fest.

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### Was passiert, wenn der gewünschte Ansprechpartner nicht verfügbar ist?

05

HiDesk informiert den Anrufer, nimmt eine strukturierte Nachricht auf und benachrichtigt die zuständige Person per E-Mail oder Slack. Auf Wunsch entsteht daraus automatisch ein Ticket in Ihrem System, zum Beispiel über Zapier, Make oder n8n, damit der Rückruf zuverlässig erfolgt.

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### Ist HiDesk für mehrere Standorte geeignet?

06

Ja. HiDesk empfängt zentral und stellt je nach Standort, Team oder Tageszeit durch. Ideal für Kanzleien, Beratungen und Unternehmen mit mehreren Standorten.

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### Wie schnell ist HiDesk eingerichtet?

07

In der Regel wenige Stunden. Unser Team begleitet Sie durch Konfiguration, Begrüßungstexte und Weiterleitungsregeln. Mehr dazu: [E-Rezeption-Guide](https://hi-desk.de/de/blog/e-rezeption-guide/) und [Chatbot an der Rezeption](https://hi-desk.de/de/blog/chatbot-rezeption/).

## Weitere Anwendungsfälle

[KI-IVR](https://hi-desk.de/de/use-cases/ai-ivr/)

[KI-Anrufbeantworter](https://hi-desk.de/de/use-cases/ai-voicemail/)

[KI-Supportmitarbeiter](https://hi-desk.de/de/use-cases/ai-support/)

[Terminvereinbarungen & FAQ](https://hi-desk.de/de/use-cases/appointment-booking/)

[Vertrieb](https://hi-desk.de/de/use-cases/sales/)

[KI-Chat](https://hi-desk.de/de/use-cases/ai-chat/)

[Termin-Erinnerungen](https://hi-desk.de/de/use-cases/appointment-reminders/)

## Professionelle Erreichbarkeit, ohne mehr Personal.

HiDesk empfängt und leitet weiter, damit Ihr Team sich auf die Arbeit konzentrieren kann.

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Mehrere Auftraggeber & StandorteKein Anruf verlorenDSGVO-konform