# KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen

> Source: https://hi-desk.de/de/industries/property-management/

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Hausverwaltungen & Immobilienverwaltung

# Wasserschäden kommen sofort durch. Alles andere landet strukturiert im System.

HiDesk nimmt jede Schadensmeldung mit Adresse, Objekt, Schadensart und Dringlichkeit strukturiert auf, erkennt Notfälle sofort und gibt alles direkt ins System. Mein Team hat endlich Ruhe im Büro.

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24/7 erreichbarDSGVO-konformIn Deutschland gehostet

Mieter meldet

Wasserschaden

Live

Notdienst informiert

Daten im System

24

Stunden täglich für Mieter erreichbar

0

Notfälle unbemerkt

250+

mögliche Systemintegrationen

Die Herausforderung

## Notfälle und Nebenkostenfragen landen bei mir gleich

Ich weiß nicht, ob es dringend ist, bis ich reinhöre und manuell nacharbeite.

Problem 01

### Wasserschäden und Routinefragen landen gleich behandelt im Postfach

Ob Rohrbruch oder Frage zur Nebenkostenabrechnung: ich erhalte dieselbe Art Nachricht. Priorisierung kostet extra Zeit.

Problem 02

### Ich bekomme Freitext-Mails, nicht strukturierte Daten

Was ins interne System muss, kommt als E-Mail an. Ich tippe alles manuell nach. Objekt, Adresse, Schadensart, das muss mein Team aus dem Text heraussuchen.

Problem 03

### Mieter buchstabieren Adresse und Daten, obwohl die schon im System stehen

HiDesk erkennt anrufende Mieter anhand der Telefonnummer und ergänzt die Daten automatisch. Trotzdem fragt jemand jedes Mal neu nach. Das nervt Mieter und kostet Zeit.

Problem 04

### Freitagabend, Heizungsausfall. Ich bin persönlich in Bereitschaft, obwohl ich es nicht sein will.

Mieter rufen an, niemand Offizielles geht ran. Entweder ich bin erreichbar oder der Schaden wird größer. Ein System, das echte Notfälle erkennt und weiterleitet, ändert das.

So hilft HiDesk

## Jeder Anruf landet dort, wo er hingehört, und in der richtigen Form

HiDesk erkennt Notfall von Routine, leitet weiter und gibt Daten strukturiert aus.

### Notfälle sofort erkennen und eskalieren

Wasserschaden, Heizungsausfall, Gefahrenstelle: HiDesk erkennt, was nicht warten kann, und leitet sofort an den Notdienst weiter. Mit vollständiger Meldung: Objekt, Adresse, Schadensart, Dringlichkeit.

### Strukturierte Daten, nicht Freitext-E-Mails

Meldungen kommen als strukturierte Ausgabe an: direkt importierbar ins Verwaltungssystem, keine manuelle Nacharbeit.

### Mieter automatisch identifizieren

HiDesk erkennt anrufende Mieter anhand der Telefonnummer und ergänzt Adresse und Mieterdaten automatisch. Kein Buchstabieren, keine Rückfragen.

Typische Anrufszenarien

## Was HiDesk für meine Hausverwaltung übernimmt

ANRUFER

Mieter meldet Heizungsausfall am Wochenende

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)erkennt Dringlichkeit, nimmt alle Details auf, leitet sofort an den Notdienst

ERGEBNIS

Schadensmeldung vollständig erfasst, kein Schaden verschleppt, ich muss nicht persönlich rangehen

ANRUFER

Mieter meldet Wasserschaden

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)identifiziert Mieter via Telefonnummer, fragt Objekt, Schadensart und Dringlichkeit strukturiert ab

ERGEBNIS

Keine Buchstabierprozedur, strukturierte Meldung direkt ins System

ANRUFER

Mieter fragt zur Nebenkostenabrechnung oder Hausordnung

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)beantwortet hinterlegte Informationen sofort oder nimmt Anfrage strukturiert auf

ERGEBNIS

Standardfrage beantwortet oder vollständige Anfrage beim Sachbearbeiter

ANRUFER

Eigentümer fragt nach Abrechnungsstand oder Verwaltertermin

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)nimmt Anliegen auf und leitet an den zuständigen Sachbearbeiter

ERGEBNIS

Eigentümer erreichbar betreut, kein Anruf verloren

ANRUFER

Anruf kommt nach Feierabend oder am Feiertag

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)nimmt Anliegen und Rückrufwunsch entgegen oder leitet Notfälle sofort weiter

ERGEBNIS

Lückenlose Erreichbarkeit, ich muss nicht persönlich in Bereitschaft sein

ANRUFER

Eigentümer fragt nach dem nächsten Verwaltertermin

![HIDESK](https://hi-desk.de/images/brand/nextImageExportOptimizer/logo_green-opt-256.WEBP)prüft Verfügbarkeit und bucht direkt einen passenden Slot

ERGEBNIS

Termin gesetzt, Verwalter erscheint vorbereitet

Einrichtung

## In wenigen Stunden live — ohne IT-Projekt

Unser Team begleitet Sie durch jeden Schritt. Technisches Vorwissen ist nicht erforderlich.

01

### Rufnummer aufschalten

HiDesk wird auf Ihre bestehende Nummer aufgeschaltet, in wenigen Minuten, ohne Änderung für Ihre Kunden.

02

### Wissen & Regeln hinterlegen

Sie legen fest, was HiDesk wissen, sagen und tun soll. Unser Team begleitet Sie dabei.

03

### Noch heute live gehen

HiDesk nimmt Anrufe entgegen. Kein Anruf geht mehr verloren.

[Jetzt einrichten](https://app.hi-desk.de/auth/register)

Vorteile

## Was sich konkret ändert

### Notfälle kommen sofort bei mir an, Routine nicht mehr

Echte Dringlichkeit wird erkannt und weitergeleitet. Routineanfragen landen geordnet im System, nicht als Unterbrechung auf meinem Schreibtisch.

### Ich muss Meldungen nicht mehr manuell ins System übertragen

HiDesk gibt Daten strukturiert aus: Objekt, Adresse, Schadensart, Dringlichkeit. Direkt in das Format, das mein Verwaltungssystem braucht.

### DSGVO-konform, in Deutschland gehostet

Mieterdaten sind sensibel. HiDesk wird ausschließlich in Deutschland gehostet und ist vollständig DSGVO-konform.

### Ich bin nicht mehr persönlich in Bereitschaft

HiDesk erkennt Notfälle und leitet weiter. Routineanrufe nach Büroschluss landen strukturiert im System. Mein Wochenende bleibt meins.

Integrationen

## Verbindet sich mit Ihren Verwaltungssystemen

Über die HiDesk API-Schnittstelle integriert sich der KI-Assistent nahtlos in Ihre bestehenden Systeme, um Daten präzise zu erfassen und abzufragen.

![DOMUS / ETG24 Logo](https://hi-desk.de/icons/integrations/domus.svg)

DOMUS / ETG24

Hausverwaltungssoftware

![iDWELL Logo](https://hi-desk.de/icons/integrations/idwell.svg)

iDWELL

Mieter- & Eigentümerportal

![Microsoft 365 Logo](https://hi-desk.de/icons/integrations/microsoft365.svg)

Microsoft 365

E-Mail & Kalender

![Google Calendar Logo](https://hi-desk.de/icons/integrations/googlecalendar.svg)

Google Calendar

Termin- & Aufgabenplanung

Webhooks / API

Individuelle Systeme

Und [250+ weitere Integrationen](https://hi-desk.de/de/technology/) über unsere offene Plattform.

FAQ

## Häufig gestellte Fragen

### 

### Kann HiDesk Notfälle rund um die Uhr bearbeiten?

01

Ja. HiDesk ist 24/7 aktiv. Bei Notfällen wie Wasserschäden oder Heizungsausfällen leitet HiDesk sofort an eine von Ihnen festgelegte Nummer weiter, auch am Wochenende und an Feiertagen.

### 

### Wie nimmt HiDesk Schadensmeldungen auf?

02

HiDesk führt den Anrufer durch einen strukturierten Aufnahmeprozess: Objekt, Adresse, Schadensart, Dringlichkeit, Kontaktdaten. Alles vollständig und direkt importierbar ins Verwaltungssystem.

### 

### Kann HiDesk Mieter automatisch anhand der Rufnummer erkennen?

03

Ja. HiDesk gleicht die eingehende Rufnummer mit Ihren Mieterdaten ab und ergänzt Adresse und Objektdaten automatisch. Kein Buchstabieren, keine Rückfragen.

### 

### Kann HiDesk auch Eigentümeranfragen bearbeiten?

04

Ja. HiDesk nimmt Anfragen von Eigentümern strukturiert auf und leitet sie an den zuständigen Sachbearbeiter weiter, mit demselben Aufnahmeprozess wie bei Mietern.

### 

### Ist HiDesk DSGVO-konform?

05

Ja. HiDesk wird ausschließlich in Deutschland gehostet. Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

### 

### Kann HiDesk mehrere Objekte und Zuständigkeiten verwalten?

06

Ja. HiDesk lässt sich mit Weiterleitungsregeln nach Objekt, Stockwerk oder Anliegen konfigurieren. Mehrere Standorte und Sachbearbeiter sind kein Problem.

Weitere Branchen

## HiDesk passt auch zu

[

SaaS & IT-Dienstleister

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[

Gesundheitswesen

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Handwerker & Baugewerbe

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## Kein Notfall wartet bis Montag.

HiDesk ist der KI-Empfang für Hausverwaltungen: strukturierte Ausgabe, Notfallerkennung, Mieteridentifikation. DSGVO-konform.

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Notfälle sofort erkannt und weitergeleitetStrukturierte Ausgabe statt Freitext-E-MailIch bin nicht mehr persönlich in Bereitschaft