# Sekretariatsservice – Definition

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# Sekretariatsservice

Definition

Ein Sekretariatsservice ist ein externes Büro, das Sekretariatsaufgaben übernimmt: vor allem die telefonische Erreichbarkeit, dazu oft Terminverwaltung und Korrespondenz. Zielgruppe sind Selbstständige, Kanzleien und Praxen ohne eigenes Sekretariat; KI-Sekretariate bieten die Kernleistungen inzwischen automatisiert an.

## Typische Leistungen

Anrufannahme mit individueller Meldung, Terminkoordination, Gesprächsnotizen, teils Schreibarbeiten und Postbearbeitung. Der Wert liegt in der Professionalität nach außen: Der Anrufer erreicht „das Sekretariat", nicht die Mailbox eines Einzelkämpfers.

## Extern, virtuell oder KI

Der klassische Service arbeitet mit Menschen zu Bürozeiten und rechnet nach Aufkommen ab. Das KI-Sekretariat übernimmt Telefon und Terminbuchung vollautomatisch, auch nachts und am Wochenende, zum Festpreis. Für Spezialaufgaben lässt es sich mit menschlicher Unterstützung kombinieren.

## Häufig gestellte Fragen

Für wen lohnt sich ein Sekretariatsservice?

Für alle, deren Telefon öfter klingelt, als sie abheben können, ohne dass sich eine eigene Stelle rechnet: Anwälte, Berater, Praxen, Handwerksmeister, Gründer.

Was ist der Unterschied zwischen Sekretariatsservice und Telefonservice?

Der Telefonservice beschränkt sich auf Anrufannahme; der Sekretariatsservice übernimmt zusätzlich Terminverwaltung und Büroaufgaben. In der KI-Variante verschwimmt die Grenze: Telefon plus Kalender ist der Standardumfang.

## Verwandte Begriffe

[KI-Sekretariat](https://hi-desk.de/de/glossar/ki-sekretariat/)[Telefonservice](https://hi-desk.de/de/glossar/telefonservice/)[Virtuelle Rezeption](https://hi-desk.de/de/glossar/virtuelle-rezeption/)

[Vorheriger BegriffTelefonservice](https://hi-desk.de/de/glossar/telefonservice/)[Nächster BegriffVorqualifizierung (Anrufe)](https://hi-desk.de/de/glossar/vorqualifizierung/)

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