# KI-Sekretariat – Definition

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# KI-Sekretariat

Definition

Ein KI-Sekretariat übernimmt klassische Sekretariatsaufgaben mit künstlicher Intelligenz: Anrufe annehmen und filtern, Termine koordinieren, Nachrichten aufnehmen und Wichtiges von Unwichtigem trennen. Anders als ein externer Sekretariatsservice mit Menschen arbeitet es ohne Pausen, ohne Anrufkontingente und mit einer Qualität, die nicht schwankt.

## Aufgaben eines KI-Sekretariats

Das KI-Sekretariat ist der Filter vor dem Chef- oder Teamtelefon: Es nimmt jeden Anruf an, erfragt Anlass und Dringlichkeit, blockt Werbeanrufe ab, bucht Termine nach hinterlegten Regeln und stellt nur durch, was wirklich sofort wichtig ist.

## Vergleich zum klassischen Sekretariatsservice

Externe Büroservices rechnen pro Anruf oder Minute ab und arbeiten zu Bürozeiten mit wechselnden Mitarbeitern. Das KI-Sekretariat kostet einen festen Monatsbetrag, kennt alle Details aus der Wissensdatenbank und dokumentiert jedes Gespräch strukturiert.

## Häufig gestellte Fragen

Für wen lohnt sich ein KI-Sekretariat?

Für Selbstständige, Kanzleien, Praxen und Geschäftsführer, die ständig angerufen werden, aber nicht ständig erreichbar sein können. Die KI filtert, dokumentiert und eskaliert nur das Wichtige.

Kann das KI-Sekretariat Termine direkt in meinen Kalender buchen?

Ja. Über Kalender-Integrationen (Google, Outlook, Praxis- und Kanzleisoftware) prüft die KI freie Slots in Echtzeit und trägt Termine direkt ein, inklusive Bestätigung an den Anrufer.

## Verwandte Begriffe

[Sekretariatsservice](https://hi-desk.de/de/glossar/sekretariatsservice/)[KI-Empfang](https://hi-desk.de/de/glossar/ki-empfang/)[Vorqualifizierung (Anrufe)](https://hi-desk.de/de/glossar/vorqualifizierung/)

[Vorheriger BegriffKI-Empfang](https://hi-desk.de/de/glossar/ki-empfang/)[Nächster BegriffVirtual Phone Assistant](https://hi-desk.de/de/glossar/virtual-phone-assistant/)

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