# Welche Telefonanlage funktioniert mit einem KI-Telefonassistenten? Die Matrix > Welche Telefonanlage funktioniert mit einem KI-Telefonassistenten? Die Matrix aller Anbieter: Anbindung per Rufumleitung, kein Hardware-Tausch, Einrichtung im Überblick. date: 2026-03-26 author: Florestan Peters source: https://hi-desk.de/de/blog/telefonanlagen-kompatibilitaets-matrix/ --- # Welche Telefonanlage funktioniert mit einem KI-Telefonassistenten? Die Matrix Ein KI-Telefonassistent funktioniert grundsätzlich mit jeder Telefonanlage, weil die Anbindung immer per Rufumleitung erfolgt. Ein Hardware-Tausch ist nie nötig, Ihre bestehende Rufnummer bleibt erhalten. Eingerichtet wird die Umleitung je nach Anbieter im Portal oder, im Mobilfunk, per GSM-Code. Die folgende Matrix zeigt die gängigsten Anbieter im Überblick. ## Das Wichtigste auf einen Blick - **Kein Systemwechsel:** Der Assistent ersetzt keine Hardware und greift nicht in Ihre Anlage ein. Er bekommt eine eigene Rufnummer, auf die Sie weiterleiten. - **Eine einzige Voraussetzung:** Die Anlage oder der Anschluss muss Rufumleitungen unterstützen. Das tun praktisch alle Systeme, vom analogen Festnetz über VoIP bis zur Cloud-Telefonanlage. - **Zwei Einrichtungswege:** Bei Festnetz- und Cloud-Anlagen setzen Sie die Umleitung im Portal oder in der Anlagenverwaltung, im Mobilfunk per GSM-Code. - **Drei Auslöser zur Wahl:** sofort, bei Nichtmelden oder bei besetzt. Für den Dauerbetrieb meist die Kombination aus verzögert und besetzt. - **Jederzeit reversibel:** Die Umleitung lässt sich mit einem Klick oder einem kurzen Code wieder entfernen. Ihr Anschluss bleibt unverändert. ## Warum jede Anlage funktioniert Der Assistent wird nicht in Ihre Telefonanlage eingebaut und ersetzt keine Hardware. Er bekommt lediglich eine eigene Rufnummer, auf die Sie Ihre Anrufe weiterleiten. Damit ist die einzige Voraussetzung, dass Ihre Anlage oder Ihr Anschluss Rufumleitungen unterstützt, und das tun praktisch alle Systeme, vom klassischen Festnetz über VoIP bis zur Cloud-Telefonanlage. Technisch ist die Rufumleitung ein uraltes, standardisiertes Leistungsmerkmal. Im Mobilfunk und auf SIP-Trunks heißt sie "Call Forwarding", in Telefonanlagen oft "Rufweiterleitung" oder "Call Deflection". Weil sie auf Netzebene oder in der Anlage greift, ist es dem weiterleitenden System völlig egal, wer am Zielanschluss abnimmt, ein Mensch, ein Anrufbeantworter oder eben der KI-Assistent. Sie können dabei wählen, ob alle Anrufe sofort weitergeleitet werden, nur die, bei denen niemand abhebt, oder nur die bei besetzter Leitung. Wie das genau funktioniert, erklärt die [Grundlagen-Anleitung zur Rufumleitung](/de/blog/rufumleitung-einfach-erklaert). ## Die Kompatibilitäts-Matrix Die folgende Tabelle nennt die gängigsten Anbieter in Deutschland stellvertretend. Die Spalte "Einrichtung" zeigt den grundsätzlichen Weg, also Portal, Anlagenverwaltung oder GSM-Code. Die exakten Menüpfade unterscheiden sich je nach Tarif und Software-Version, deshalb gibt es weiter unten für die häufigsten Systeme verlinkte Schritt-für-Schritt-Anleitungen. | Anbieter | Anbindung | Hardware-Tausch nötig | Einrichtung | |---|---|---|---| | Telekom (CompanyFlex, DeutschlandLAN) | per Rufumleitung nutzbar | nein | Business Service Portal / Telefonie-Center oder GSM-Code | | Vodafone (One Net Business) | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal oder GSM-Code | | o2 / Telefónica | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal oder GSM-Code | | 3CX | per Rufumleitung nutzbar | nein | Anlagenverwaltung (Web Client) | | sipgate | per Rufumleitung nutzbar | nein | Webportal (Telefonie, Routing je Rufnummer) | | Placetel | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | | NFON | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | | STARFACE | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | | Swyx (Enreach) | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | | pascom | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | | easybell | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal oder GSM-Code | | fonial | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | | AVM FRITZ!Box | per Rufumleitung nutzbar | nein | Menü (Telefonie, Rufbehandlung) oder GSM-Code | | Aircall | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | | RingCentral | per Rufumleitung nutzbar | nein | Portal (Anlagenverwaltung) | Steht Ihr Anbieter nicht in der Liste, ist das kein Hindernis. Entscheidend bleibt allein, dass Rufumleitungen unterstützt werden, und das ist bei nahezu allen modernen Anschlüssen der Fall. Auch ältere Systeme bleiben außen vor: Selbst klassische ISDN-Anlagen und analoge Anschlüsse unterstützen Rufumleitungen seit jeher als Standard-Leistungsmerkmal. Mit der Umstellung auf All-IP ist die Funktion ohnehin überall in die Cloud oder die Anlage gewandert. Wer auf Microsoft Teams Phone telefoniert, leitet über die Anrufrichtlinien um, wer einen reinen SIP-Trunk nutzt, setzt die Umleitung in der angeschlossenen Anlage. In keinem dieser Fälle ändert sich etwas am Anschluss selbst. ## Sofort, verzögert oder bei besetzt: die drei Auslöser Egal über welchen Weg Sie umleiten, am Ende wählen Sie immer einen von drei Auslösern. Sie bestimmen, wann ein Anruf an den Assistenten geht. Die richtige Wahl entscheidet darüber, ob der Assistent als Ergänzung oder als Vollvertretung arbeitet. | Auslöser | Wann der Assistent übernimmt | Typischer Einsatz | |---|---|---| | Sofort | Bei jedem Anruf, ohne dass Ihr Telefon klingelt | Nachts, am Wochenende, im Urlaub oder bei dauerhaft ausgelagertem Empfang | | Verzögert (bei Nichtmelden) | Erst wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt | Tagesbetrieb: Sie nehmen selbst ab, der Assistent fängt nur den Rest | | Bei besetzt | Wenn die Leitung gerade belegt ist | Spitzenzeiten, in denen mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen | Für den Mischbetrieb kombinieren viele die beiden letzten Auslöser: verzögert plus bei besetzt. So beantworten Sie weiterhin jeden Anruf selbst, den Sie schaffen, und nur die unbeantworteten oder die während eines laufenden Gesprächs landen beim Assistenten. Wer den Empfang vollständig auslagern möchte, nutzt "Sofort". ## So gehen Sie vor Unabhängig vom Anbieter folgt die Anbindung immer demselben Muster. Die Reihenfolge ist überall gleich, nur das Werkzeug (Portal oder Code) wechselt. 1. **Zielnummer notieren:** Sie erhalten von HiDesk eine eigene Rufnummer für den Assistenten. Diese ist das Umleitungsziel. 2. **Einrichtungsweg bestimmen:** In der Matrix nachsehen, ob die Umleitung im Portal, in der Anlagenverwaltung oder per GSM-Code gesetzt wird. 3. **Variante wählen:** Sofort, bei Nichtmelden oder bei besetzt festlegen. Für den laufenden Betrieb meist die Kombination aus verzögert und besetzt. 4. **Umleitung setzen:** Im Portal die Zielnummer eintragen oder am Mobilteil den passenden Code wählen. 5. **Testen:** Selbst anrufen und prüfen, ob der Assistent übernimmt. Anschließend die Umleitung einige Sekunden später auch im Besetzt-Fall gegenprüfen. Die gesamte Einrichtung dauert in der Regel nur wenige Minuten. Sie brauchen weder einen Techniker noch einen Eingriff am Anschluss. ## Beispiel: FRITZ!Box mit verzögerter Umleitung Ein typisches Kleinbüro nutzt eine FRITZ!Box am Festnetzanschluss. So sieht die Einrichtung konkret aus: In der Benutzeroberfläche der FRITZ!Box öffnen Sie "Telefonie", dann "Rufbehandlung" und die Registerkarte "Rufumleitung". Mit "Neue Rufumleitung" legen Sie eine Regel an. Als Auslöser wählen Sie zum Beispiel "Anrufe, die nicht innerhalb von 20 Sekunden angenommen werden", als Ziel tragen Sie die HiDesk-Nummer ein. Nach "Übernehmen" ist die Regel aktiv. Rechnen wir das durch: Klingelt das Telefon 20 Sekunden ohne Reaktion, übernimmt der Assistent. Bei einem Geschäft mit 40 Anrufen am Tag, von denen erfahrungsgemäß rund 8 unbeantwortet bleiben, fängt der Assistent so jeden Tag 8 Gespräche ab, die sonst verloren wären. Über einen Monat mit 22 Arbeitstagen sind das rund 176 Anrufe, die nicht mehr ins Leere laufen. > Tipp: Setzen Sie die Verzögerung bei "bei Nichtmelden" auf 15 bis 20 Sekunden. Das sind etwa drei bis vier Klingeltöne, genug Zeit, um selbst abzunehmen, aber kurz genug, dass kein Anrufer auflegt. ## Festnetz und Cloud: Einrichtung im Portal Bei Festnetz- und Cloud-Anlagen läuft die Einrichtung über die jeweilige Verwaltungsoberfläche. Zwei verbreitete Beispiele: **Telekom CompanyFlex und DeutschlandLAN:** Sie melden sich im Business Service Portal an und öffnen unter "Ihre Festnetz-Verträge" Ihren CompanyFlex-Vertrag. Über das Drei-Punkte-Menü und "CompanyFlex konfigurieren" gelangen Sie in die Einstellungen. SIP-Trunk- und IP-Voice-Verträge konfigurieren Sie im verknüpften Telefonie-Center. Rufumleitungen einzelner Durchwahlen werden dabei in aller Regel direkt in der angeschlossenen Telefonanlage gesetzt. **sipgate:** Im Menü öffnen Sie "Telefonie", klicken auf "Routing bearbeiten" und wählen "Weiterleitung hinzufügen". Dort legen Sie die Zeit bis zur Weiterleitung in Sekunden sowie das Ziel (Rufnummer) fest. Als Admin steuern Sie das pro Rufnummer über die Accountverwaltung. So lässt sich der Assistent gezielt für einzelne Nummern oder Gruppen aktivieren. Andere Cloud-Anlagen wie 3CX, STARFACE, NFON, Placetel, Swyx oder pascom folgen demselben Prinzip: In der Anlagenverwaltung legen Sie für die betreffende Nebenstelle eine Rufumleitung mit der HiDesk-Nummer als Ziel an. Bei den meisten Cloud-Anlagen lässt sich die Regel zusätzlich an Zeit- und Datumsprofile koppeln, etwa "außerhalb der Geschäftszeiten" oder "an Feiertagen", sodass der Assistent automatisch dann übernimmt, wenn das Büro nicht besetzt ist. ## Beispiel: Mobil weitergeleitete Handwerksnummer Ein Handwerksbetrieb bewirbt eine Mobilnummer, weil der Inhaber oft auf der Baustelle ist. Während der Arbeit kann er nicht jeden Anruf annehmen, soll aber keine Auftragsanfrage verlieren. Die Lösung läuft komplett per GSM-Code, ohne Portal. Auf dem Diensthandy aktiviert er die verzögerte Umleitung mit `**61*HiDesk-Nummer#` und ergänzt die Umleitung bei besetzt mit `**67*HiDesk-Nummer#`. Klingelt das Handy in der Tasche unbemerkt, übernimmt nach einigen Sekunden der Assistent, nimmt Namen, Rückrufnummer und Anliegen auf und schickt alles als Nachricht. Bei angenommenen 15 Anrufen pro Tag, von denen etwa die Hälfte auf der Baustelle nicht erreicht wird, sind das rund 7 bis 8 erfasste Anfragen täglich. Selbst wenn nur jede dritte zu einem Auftrag führt, summiert sich das schnell. Am Feierabend deaktiviert er die Umleitung bei Bedarf wieder mit `##61#` und `##67#`, oder lässt sie einfach dauerhaft stehen. ## GSM-Codes für den Mobilfunk Wo die Einrichtung per Code läuft (typischerweise im Mobilfunk und an vielen Anschlüssen von Telekom, Vodafone, o2 und 1&1), gelten die Standard-GSM-Befehle. Sie geben den Code wie eine Rufnummer ein und bestätigen mit der Anruftaste. | Variante | Aktivieren | Deaktivieren | |---|---|---| | Sofort (alle Anrufe) | `**21*Zielnummer#` | `##21#` | | Verzögert (bei Nichtmelden) | `**61*Zielnummer#` | `##61#` | | Bei besetzt | `**67*Zielnummer#` | `##67#` | | Bei nicht erreichbar | `**62*Zielnummer#` | `##62#` | | Alle Umleitungen löschen | | `##002#` | Diese Codes sind seit Jahren netzübergreifend standardisiert und werden von Telekom, Vodafone, o2, 1&1 und congstar gleichermaßen unterstützt. Bei der verzögerten Variante (61) lässt sich auf vielen Anschlüssen zusätzlich ein Timer anhängen, etwa `**61*Zielnummer*11*20#` für 20 Sekunden. Ob die Zeitvorgabe greift, hängt vom Netzbetreiber ab, die Codes ohne Timer funktionieren immer. Mit `*#21#`, `*#61#` und so weiter fragen Sie jederzeit den aktuellen Status einer Umleitung ab. Das ist praktisch, um nach einer Änderung schnell zu prüfen, ob die Regel auch wirklich aktiv ist. ## Detaillierte Anleitungen je Anbieter Für die häufigsten Systeme gibt es eigene Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit den exakten Menüpfaden: für die [FRITZ!Box](/de/blog/fritzbox-rufumleitung-ki-telefonassistent), für den [Telekom-Anschluss mit CompanyFlex und DeutschlandLAN](/de/blog/telekom-rufumleitung-ki-telefonassistent) und für [sipgate](/de/blog/sipgate-ki-telefonassistent). Die Grundlagen zur Rufumleitung mit allen Codes und Varianten finden Sie in der [allgemeinen Anleitung](/de/blog/rufumleitung-einfach-erklaert). ## Häufige Fehler Damit die Anbindung auf Anhieb sitzt, lohnt der Blick auf die typischen Stolperfallen: - **Falsches Zielformat:** Tragen Sie die HiDesk-Nummer in dem Format ein, das Ihr Portal erwartet. Manche Anlagen verlangen die führende Null, andere das Format mit Landesvorwahl (+49). Im Zweifel beide Varianten testen. - **Sofort statt verzögert gewählt:** Wer im Tagesbetrieb versehentlich "Sofort" setzt, übergibt jeden Anruf an den Assistenten, auch die, die er selbst annehmen wollte. Für den Mischbetrieb ist "bei Nichtmelden" die richtige Wahl. - **Mehrere konkurrierende Regeln:** Eine alte Umleitung auf die Mailbox kann eine neue Regel überschreiben. Mit `##002#` (Mobilfunk) oder einem Blick in die Anlagenverwaltung räumen Sie Altlasten auf, bevor Sie neu einrichten. - **Nicht getestet:** Eine Regel kann gespeichert, aber inaktiv sein. Ein kurzer Selbstanruf nach der Einrichtung erspart böse Überraschungen. ## Fazit und nächster Schritt Die Kompatibilitätsfrage ist schnell beantwortet: Solange Ihr Anschluss Rufumleitungen kennt, und das tun praktisch alle, funktioniert der Assistent. Sie behalten Ihre Anlage, Ihre Rufnummer und Ihre Hardware. Die Einrichtung ist eine Sache von Minuten, im Portal oder per Code, und jederzeit umkehrbar. Sie möchten zuerst hören, wie der Assistent klingt, bevor Sie eine Umleitung einrichten? Testen Sie die [Live-Demo](https://hi-desk.de/de/live-demo/) und richten Sie die Umleitung erst danach ein. Genannte Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.