# Placetel mit Telefon-KI verbinden: Rufumleitung einrichten > Placetel mit Telefon-KI verbinden: Weiterleitung je Rufnummer im Placetel-Portal einrichten, Schritt für Schritt, ohne Hardware-Tausch, Rufnummer bleibt gleich. date: 2026-03-16 author: Florestan Peters source: https://hi-desk.de/de/blog/placetel-ki-telefonassistent/ --- # Placetel mit Telefon-KI verbinden: Rufumleitung einrichten Sie verbinden einen KI-Telefonassistenten mit Placetel, indem Sie im Placetel-Portal unter Telefonanlage / Administration eine Weiterleitung je Rufnummer auf die Zielnummer des Assistenten einrichten. Da Placetel eine Cloud-Telefonanlage ist, läuft alles im Browser, ohne neue Hardware. Ihre Rufnummern bleiben erhalten, und entweder alle oder nur nicht angenommene Anrufe gehen an den Assistenten. ## Das Wichtigste auf einen Blick - **Anbindung per Weiterleitung:** HiDesk wird nicht in die Anlage eingebaut, sondern erhält Anrufe per Rufumleitung. Sie hinterlegen lediglich die Zielnummer des Assistenten als Weiterleitungsziel. - **Klickpfad im Portal:** Telefonanlage / Administration, dann Rufnummern, dann hinter der Rufnummer Einstellungen und Weiterleitungen einstellen. Persönliche Weiterleitungen laufen alternativ über den Webex-Client. - **Je Rufnummer steuerbar:** Sie leiten gezielt einzelne Rufnummern oder Nebenstellen weiter, etwa nur die Servicenummer, und lassen andere Anschlüsse unberührt. - **Zeitbasiert möglich:** Über Routingpläne (Zeitpläne) übergeben Sie nur außerhalb der Geschäftszeiten, an Feiertagen oder im Urlaub an den Assistenten. - **Kein Hardware-Tausch:** Alles wird im Browser konfiguriert, Ihre Rufnummern bleiben erhalten, ein Test per Eigenanruf bestätigt die Einrichtung in wenigen Minuten. ## So funktioniert die Anbindung bei Placetel Placetel ist eine Cloud-Telefonanlage mit über 150 Funktionen, ab rund 4,90 Euro im Monat pro Nebenstelle (genaue Konditionen je nach Tarif). Statt an einem physischen Anschluss verwalten Sie Ihre Rufnummern und Weiterleitungen zentral im Browser. Der Assistent wird nicht in die Anlage eingebaut, sondern erhält die Anrufe per Weiterleitung. Hier geht es ausschließlich darum, Placetel als Telefonanlage anzudocken, an die HiDesk per Weiterleitung übergibt. Technisch nutzt Placetel dieselben Bausteine wie für jede andere Rufumleitung: ein Weiterleitungsziel und eine Bedingung, wann die Umleitung greift. Das Weiterleitungsziel ist in diesem Fall die Rufnummer, die Sie von HiDesk erhalten. Wichtig zur Einordnung: Es handelt sich um eine Anbindung per Rufumleitung, nicht um eine native SIP-Integration in die Placetel-Oberfläche. Der Assistent erscheint also nicht als Nebenstelle in Ihrer Anlage, sondern bekommt die Anrufe über die externe Zielnummer zugespielt. Das ist bewusst so gewählt: Eine Rufumleitung lässt sich in jeder Cloud-Telefonanlage einrichten, ist anbieterunabhängig und in Minuten wieder zurückgenommen, falls Sie etwas anpassen möchten. Für Sie bedeutet das drei Vorteile. Erstens bleibt Ihr bestehendes Setup unangetastet, Nebenstellen, Endgeräte und Klingelregeln laufen weiter. Zweitens entstehen keine Portierungen oder Wechselkosten, weil keine Rufnummer umzieht. Drittens behalten Sie die Kontrolle: Sie schalten die Weiterleitung pro Nummer an und aus, ohne externen Eingriff in die Anlage. | Aspekt | Bei Placetel | |---|---| | Anbindung | per Weiterleitung (Rufumleitung) | | Wo eingerichtet | Portal: Telefonanlage / Administration, je Rufnummer bzw. Nebenstelle | | Alternativ | Webex-Client: Anrufeinstellungen, Rufweiterleitung | | Hardware-Tausch nötig | nein | | Rufnummer | bleibt erhalten | | Varianten | sofort, bei besetzt, bei nicht erreichbar, bei Nichtmelden | | Zeitsteuerung | über Routingpläne (Zeitpläne) möglich | ## Schritt für Schritt: Weiterleitung im Placetel-Portal 1. **Zielnummer notieren:** Sie erhalten von HiDesk eine Rufnummer für den Assistenten. Diese ist Ihr Weiterleitungsziel und sollte vor der Einrichtung bereitliegen. 2. **Portal öffnen:** Im Placetel-Portal anmelden und den Bereich Telefonanlage / Administration aufrufen. 3. **Rufnummer auswählen:** Den Menüpunkt Rufnummern öffnen und die Rufnummer suchen, die an den Assistenten gehen soll. Hinter der Rufnummer auf den Button Einstellungen klicken. 4. **Weiterleitung aufrufen:** Den Menüpunkt Weiterleitungen einstellen wählen. 5. **Variante festlegen:** Auswählen, ob alle Anrufe sofort, nur bei besetzt, nur bei nicht erreichbar oder erst bei Nichtmelden weitergeleitet werden. 6. **Ziel eintragen und speichern:** Die Rufnummer des Assistenten hinterlegen und die Weiterleitung aktivieren. 7. **Testen:** Selbst von einem fremden Anschluss anrufen und prüfen, ob der Assistent das Gespräch übernimmt. Verwaltet ein einzelner Mitarbeiter seine Weiterleitung lieber selbst, geht das auch im Webex-Client unter Anrufeinstellungen und Rufweiterleitung. Die persönliche Einstellung wirkt dann auf die Nebenstelle dieses Nutzers, nicht auf die zentrale Rufnummer der Anlage. > Tipp: Richten Sie zuerst eine zweite, wenig genutzte Rufnummer als Test ein. So prüfen Sie das Zusammenspiel mit dem Assistenten in Ruhe, bevor Sie Ihre Hauptnummer umstellen. ## Welche Weiterleitungsvariante für wen? Placetel kennt mehrere Bedingungen, unter denen eine Umleitung greift. Die Wahl entscheidet, wie viel Ihr Team noch selbst abnimmt und wie viel der Assistent auffängt. | Variante | Wann sie greift | Geeignet für | |---|---|---| | Sofort (alle Anrufe) | jeder Anruf geht direkt an die KI | 24/7-Annahme, reine Servicenummer | | Bei Nichtmelden | nach einigen Sekunden ohne Abnahme | Team nimmt zuerst ab, KI fängt Rest auf | | Bei besetzt | wenn alle Leitungen belegt sind | Stoßzeiten, keine Warteschlange gewünscht | | Bei nicht erreichbar | wenn niemand verfügbar ist | Ausfälle, geschlossene Standorte | Für den laufenden Betrieb empfiehlt sich meist die Weiterleitung bei Nichtmelden. Ihr Team nimmt zuerst ab, der Assistent fängt nur die übrigen Anrufe auf. Für eine durchgehende Annahme oder außerhalb der Geschäftszeiten wählen Sie die sofortige Weiterleitung. ## Zeitbasiert weiterleiten mit Routingplänen Wer nur abends und am Wochenende an den Assistenten übergeben möchte, nutzt die Routingpläne (Zeitpläne) von Placetel. Ein Zeitplan funktioniert nicht für sich allein, er wird stets einer Telefonfunktion zugeordnet. Sie definieren also ein Zeitfenster und verknüpfen es mit einer Weiterleitung. Sie können Zeitpläne für die gesamte Organisation, einen bestimmten Standort (etwa für Geschäftszeiten oder Feiertage) oder einzelne Mitarbeiter (etwa für Urlaubszeiten) anlegen. So bleibt die Telefonie tagsüber bei Ihrem Team, und nur in den hinterlegten Randzeiten greift die selektive Weiterleitung an die Zielnummer des Assistenten. Ein typisches Muster: Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr beim Team, alle übrigen Zeiten an den Assistenten. So bleibt kein Anruf unbeantwortet, ohne dass Sie nachts Personal vorhalten. ## Auto Attendant oder direkte Weiterleitung? Placetel bringt mit dem Auto Attendant (IVR) eine eigene Ansage- und Menüfunktion mit. Sie können den Assistenten direkt als Weiterleitungsziel setzen, oder ihn als ein Ziel hinter ein Sprachmenü hängen. Beide Wege sind gangbar und verfolgen unterschiedliche Zwecke. Bei der direkten Weiterleitung landet der Anrufer sofort beim Assistenten, ohne Zwischenmenü. Das ist die schnellste und für die meisten Betriebe die natürlichste Variante, weil der Assistent ohnehin frei sprechen und das Anliegen selbst klären kann. Ein vorgeschaltetes Tastenmenü wirkt daneben schnell altmodisch. Der Auto Attendant lohnt sich, wenn Sie mehrere Anliegen klar trennen wollen, etwa "Drücken Sie 1 für Termine, 2 für die Buchhaltung". Dann kann ein Zweig zum Team gehen und ein anderer an den Assistenten. In der Praxis ist die direkte Weiterleitung an HiDesk meist die einfachere Wahl, weil der Assistent das Routing im Gespräch übernimmt, statt es per Tastendruck abzufragen. | Ansatz | Anrufer hört zuerst | Sinnvoll, wenn | |---|---|---| | Direkte Weiterleitung | sofort den Assistenten | ein einheitlicher Einstieg genügt | | Auto Attendant davor | ein Tastenmenü | mehrere Abteilungen klar getrennt sein müssen | ## Mobil ergänzend: GSM-Codes Nutzen Sie parallel eine Mobilfunknummer, die an den Assistenten gehen soll, funktionieren die Standard-Steuercodes direkt am Gerät. Sie ersetzen `Zielnummer` jeweils durch die Rufnummer des Assistenten. | Variante | Aktivieren | Deaktivieren | |---|---|---| | Sofort (alle Anrufe) | `**21*Zielnummer#` | `##21#` | | Verzögert (bei Nichtmelden) | `**61*Zielnummer#` | `##61#` | | Bei besetzt | `**67*Zielnummer#` | `##67#` | | Bei nicht erreichbar | `**62*Zielnummer#` | `##62#` | | Alle Umleitungen löschen | | `##002#` | Diese Codes folgen dem GSM-Standard und werden von Telekom, Vodafone, O2, 1&1 und congstar unterstützt. Bei aktiver LTE- oder 5G-Telefonie (VoLTE über IMS) reagieren manche Geräte nicht zuverlässig auf die Codes. In dem Fall richten Sie die Umleitung über die Anrufeinstellungen des Smartphones oder das Kundenportal des Mobilfunkanbieters ein. Die Rufnummern in der Placetel-Anlage selbst stellen Sie ohnehin im Portal ein, nicht per Code. ## Häufige Fehler bei der Einrichtung - **Falsche Bedingung gewählt:** Wer "sofort" einstellt, obwohl das Team tagsüber abnehmen soll, leitet versehentlich jeden Anruf an die KI. Für den Mischbetrieb ist "bei Nichtmelden" die richtige Wahl. - **Weiterleitung auf der falschen Ebene:** Eine persönliche Umleitung im Webex-Client wirkt nur auf eine Nebenstelle. Soll die ganze Servicenummer umgeleitet werden, gehört die Einstellung in die zentrale Rufnummernverwaltung. - **Zielnummer mit Tippfehler:** Eine falsche Ziffer führt ins Leere. Prüfen Sie die HiDesk-Zielnummer Zeichen für Zeichen, bevor Sie speichern. - **Kein Test vom Fremdanschluss:** Ein Test von der eigenen Nebenstelle aus zeigt nicht immer das reale Verhalten. Rufen Sie von einem externen Handy an. - **Routingplan ohne Zuordnung:** Ein Zeitplan allein bewirkt nichts. Er muss einer Weiterleitungsfunktion zugewiesen sein, sonst greift die Umleitung nie. ## Was nach der Übergabe passiert Sobald Placetel den Anruf an die Zielnummer übergibt, übernimmt der Assistent das Gespräch in natürlicher Sprache. Er begrüßt den Anrufer, erfragt das Anliegen, beantwortet wiederkehrende Fragen und nimmt Daten wie Name, Rückrufnummer oder Terminwunsch auf. Anschließend stellt er Ihnen die Gesprächsnotiz zu, je nach Konfiguration per E-Mail oder im Anschluss an Ihre Systeme. Für Placetel ändert sich dabei nichts: Aus Sicht der Anlage ist und bleibt es eine ganz normale Rufumleitung. Die gesamte Gesprächslogik liegt beim Assistenten, nicht in Ihrer Telefonanlage. Das hält die Konfiguration in Placetel schlank und vermeidet, dass Sie zwei Systeme parallel pflegen müssen. Ein praktischer Nebeneffekt: Weil die Weiterleitung je Rufnummer greift, können Sie unterschiedliche Rufnummern an unterschiedliche Assistenten oder Anliegen koppeln. Eine Servicenummer geht etwa an einen Termin-Assistenten, eine zweite Nummer für Lieferanten an einen anderen Ablauf. Die Trennung erfolgt sauber über die jeweilige Zielnummer. ## Praxisbeispiel: Eine Servicenummer abends an die KI Angenommen, eine Praxis hat bei Placetel eine zentrale Servicenummer und zwei Nebenstellen. Tagsüber soll das Team abnehmen, abends ab 18 Uhr und am Wochenende der Assistent. Schritt eins: Im Portal unter Telefonanlage / Administration und Rufnummern die Servicenummer öffnen, dann Einstellungen und Weiterleitungen einstellen. Schritt zwei: Einen Routingplan mit den Geschäftszeiten Montag bis Freitag 8 bis 18 Uhr anlegen. Schritt drei: Außerhalb dieses Fensters die selektive Weiterleitung auf die HiDesk-Zielnummer setzen. Schritt vier: Um 18:05 Uhr von einem privaten Handy anrufen und prüfen, ob der Assistent abnimmt. Das Ergebnis: Innerhalb der Geschäftszeiten klingelt es weiter an den Nebenstellen, danach übernimmt die KI Terminwünsche und Rückrufbitten, ohne dass jemand bis 22 Uhr Dienst hat. Ein kurzes Rechenbeispiel verdeutlicht den Effekt. Gehen außerhalb der Geschäftszeiten pro Abend nur drei Anrufe ein, sind das über eine Fünf-Tage-Woche fünfzehn Gespräche, die sonst unbeantwortet blieben oder erst am Folgetag zurückgerufen würden. Über einen Monat summiert sich das auf rund sechzig Kontakte. Jeder davon ist eine potenzielle Terminbuchung oder Anfrage, die nicht zur Konkurrenz abwandert, weil niemand abgenommen hat. ## Weiterleitung testen, ändern und wieder aufheben Eine Rufumleitung ist jederzeit reversibel. Möchten Sie den Assistenten pausieren oder eine Variante ändern, öffnen Sie dieselbe Stelle im Portal (Telefonanlage / Administration, Rufnummern, Einstellungen, Weiterleitungen einstellen) und deaktivieren oder überschreiben die Umleitung. Es bleibt nichts zurück, das Sie aufräumen müssten. Für einen sauberen Start empfiehlt sich diese Reihenfolge: erst auf einer Testnummer einrichten, dann mehrere Anrufszenarien durchspielen (während eines Gesprächs, bei besetzt, außerhalb der Zeiten), und erst danach die Hauptnummer umstellen. So erleben Anrufer von Beginn an ein rundes Gespräch. Achten Sie beim Test auch auf die Tonqualität und die Begrüßung des Assistenten. Beides lässt sich auf Seiten von HiDesk anpassen, bevor Sie produktiv gehen. Die Weiterleitung in Placetel selbst müssen Sie dafür nicht erneut anfassen, sie zeigt unverändert auf dieselbe Zielnummer. ## Fazit und nächste Schritte Die Anbindung an Placetel ist eine reine Konfigurationssache im Browser: Zielnummer hinterlegen, Bedingung wählen, testen. Ob sofort, nur bei Nichtmelden oder zeitgesteuert über Routingpläne, entscheiden Sie nach Ihrem Tagesablauf. Weil keine Hardware getauscht und keine Rufnummer portiert wird, ist der Aufwand minimal und der Schritt jederzeit umkehrbar. [Wie eine Rufumleitung grundsätzlich funktioniert](/de/blog/rufumleitung-einfach-erklaert), lesen Sie in der Grundlagen-Anleitung. Welche weiteren Anlagen sich anbinden lassen, zeigt die [Kompatibilitäts-Matrix](/de/blog/telefonanlagen-kompatibilitaets-matrix). Für [sipgate](/de/blog/sipgate-ki-telefonassistent) gibt es eine eigene Anleitung, ebenso für die [3CX-Anlage](/de/blog/3cx-ki-telefonassistent). Was ein KI-Telefonassistent grundsätzlich leistet, erklärt der Beitrag [Was ist ein KI-Telefonassistent](/de/blog/was-ist-ein-ki-telefonassistent). Sie möchten zuerst hören, wie der Assistent klingt? Testen Sie die [Live-Demo](https://hi-desk.de/de/live-demo/), bevor Sie die Weiterleitung schalten. Genannte Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.