# NFON Cloud-Telefonanlage mit Telefon-KI kombinieren > NFON Cloud-Telefonanlage mit Telefon-KI kombinieren: Weiterleitung im NFON-Portal einrichten, Schritt für Schritt, ohne Hardware-Tausch, Rufnummer bleibt. date: 2026-03-22 author: Florestan Peters source: https://hi-desk.de/de/blog/nfon-ki-telefonassistent/ --- # NFON Cloud-Telefonanlage mit Telefon-KI kombinieren Sie kombinieren eine NFON Cloud-Telefonanlage mit einer Telefon-KI, indem Sie im NFON-Portal oder per Funktionscode eine Weiterleitung auf die Zielnummer des Assistenten einrichten. Da NFON (Marke Cloudya) eine reine Cloud-Telefonanlage ist, läuft alles im Browser, ohne neue Hardware. Ihre Rufnummern bleiben erhalten, und je nach Konfiguration gehen alle oder nur die nicht angenommenen Anrufe an den Assistenten. ## Das Wichtigste auf einen Blick - **Anbindung per Weiterleitung:** Der Assistent wird nicht in die Anlage eingebaut, sondern erhält eingehende Anrufe per Rufumleitung auf seine Zielnummer. - **Zwei Wege bei NFON:** Schnell per Funktionscode (etwa `*11` am Gerät oder in der Cloudya Web App) oder zentral und zeitgesteuert im Admin Portal unter "Ziele". - **Kein Hardware-Tausch:** Cloudya wird komplett im Browser verwaltet, ein Austausch von Telefonen oder Anschlüssen entfällt. - **Rufnummer bleibt:** Ihre bestehenden NFON-Rufnummern und Durchwahlen ändern sich nicht, nur das Weiterleitungsziel kommt hinzu. - **Je Nebenstelle steuerbar:** Sie leiten gezielt einzelne Rufnummern (zum Beispiel die Servicenummer) weiter, andere Nebenstellen bleiben unberührt. ## So funktioniert die Anbindung bei NFON NFON ist eine Cloud-Telefonanlage, vermarktet unter dem Produktnamen Cloudya. Statt an einem physischen Anschluss verwalten Sie Ihre Rufnummern und Weiterleitungen zentral, entweder im Admin Portal (auch Serviceportal genannt) oder direkt in der Cloudya Web App. Der Assistent wird nicht in die Anlage integriert. Er bekommt eine eigene Rufnummer von HiDesk, und Sie leiten die gewünschten Anrufe per Rufumleitung dorthin. Damit ist die Anbindung unabhängig von Ihrer konkreten Hardware: Tischtelefon, Softphone oder rein browserbasiert, das spielt keine Rolle. | Aspekt | Bei NFON (Cloudya) | |---|---| | Anbindung | per Weiterleitung (Rufumleitung), keine native Schnittstelle nötig | | Wo eingerichtet | Cloudya Web App / Endgerät (Funktionscodes) oder Admin Portal ("Ziele") | | Granularität | je Nebenstelle bzw. je Rufnummer | | Hardware-Tausch nötig | nein | | Rufnummer | bleibt erhalten | | Varianten | sofort, bei Nichtmelden, bei besetzt, bei nicht registriert oder zeitgesteuert | ## Variante 1: Weiterleitung per Funktionscode Der schnellste Weg führt über die NFON-Funktionscodes. Diese funktionieren am Tischtelefon, im Softphone und in der Cloudya Web App. Sie wählen den Code gefolgt von der Zielnummer des Assistenten (hier als `TN` abgekürzt). | Variante | Aktivieren | Deaktivieren | |---|---|---| | Feste/sofortige Umleitung (alle Anrufe) | `*11TN` | `**11` | | Bei nicht erreichbar | `*12TN` | `**12` | | Bei besetzt | `*13TN` | `**13` | | Bei nicht registriert | `*14TN` | `**14` | Statt einer vollständigen Rufnummer können Sie als Ziel auch eine interne Nebenstelle angeben, etwa `*1133` für die Umleitung auf Nebenstelle 33. Für die Anbindung an HiDesk tragen Sie jedoch die vollständige externe Zielnummer des Assistenten ein. > Tipp: Aktivieren Sie zuerst nur `*12` (Umleitung bei Nichtmelden). So fängt der Assistent ausschließlich die Anrufe ab, die Ihr Team nicht annimmt, und Sie testen die Anbindung ohne Risiko für laufende Gespräche. ## Variante 2: Zentral im Admin Portal über "Ziele" Wer mehrere Nebenstellen oder feste Geschäftszeiten abbilden will, richtet die Weiterleitung besser zentral im Admin Portal ein. Dort steuern Sie nicht nur das Ziel, sondern auch, wann umgeleitet wird. 1. **Zielnummer notieren:** Sie erhalten von HiDesk eine Rufnummer für den Assistenten. Diese ist Ihr Weiterleitungsziel. 2. **Portal öffnen:** Im NFON Admin Portal (Serviceportal) anmelden. Die laufende Bedienung von Cloudya selbst erfolgt unter start.cloudya.com, die Anlagenkonfiguration im Admin Portal. 3. **Ziele aufrufen:** Im Navigationsbereich den Punkt "Ziele" anklicken und über das Plus-Symbol eine neue Zeitsteuerung anlegen (oder eine bestehende öffnen). 4. **Aktion wählen:** Als Aktionstyp "Weiterleiten an externe Nummer" auswählen. Cloudya kennt mehrere Aktionstypen (unter anderem Besetzt, Auflegen, eigene Voicemail, Weiterleiten an Ziel und Weiterleiten an externe Nummer). 5. **Zielnummer eintragen:** Die Rufnummer des Assistenten als externes Ziel hinterlegen und der gewünschten Nebenstelle beziehungsweise Durchwahl zuordnen. 6. **Zeitintervalle setzen:** Bei Bedarf Intervalle definieren (etwa Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr) und das Ziel innerhalb und außerhalb dieser Zeiten festlegen, optional mit Sonderregeln für Feiertage. 7. **Speichern und testen:** Konfiguration speichern, dann selbst anrufen und prüfen, ob der Assistent das Gespräch übernimmt. Die genauen Bezeichnungen und Klickpfade können sich je nach Tarif, Portal-Version und Berechtigung unterscheiden. Im Zweifel hilft die NFON-Dokumentation oder Ihr Administrator weiter. ## Zeitsteuerung statt simpler Umleitung Die Zeitsteuerung ist das eigentliche Highlight bei NFON für den KI-Einsatz. Zeitgesteuertes Anrufrouting leitet ankommende Anrufe abhängig von Wochentag und Uhrzeit an das jeweils passende Ziel. Praktisch heißt das: Innerhalb der Geschäftszeiten klingelt es bei Ihrem Team, und nur wenn niemand abnimmt, springt der Assistent ein. Außerhalb der Geschäftszeiten geht jeder Anruf sofort an den Assistenten. Feiertage lassen sich als Sonderregel hinterlegen, sodass die Anlage an diesen Tagen automatisch wie "außerhalb der Geschäftszeiten" reagiert. So vermeiden Sie verpasste Anrufe am Abend, am Wochenende und an Brückentagen, ohne morgens und abends manuell umstellen zu müssen. Konkret könnte eine Regel so aussehen: Montag bis Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr klingelt es in der Gruppe der Servicemitarbeiter, und erst bei Nichtmelden nach einigen Sekunden übernimmt der Assistent. Außerhalb dieses Intervalls, also abends, nachts und am Wochenende, geht jeder Anruf sofort an den Assistenten. Gesetzliche Feiertage hinterlegen Sie als Sonderregel, sodass die Anlage diese Tage automatisch wie Schließzeiten behandelt, ohne dass Sie jeden Feiertag einzeln pflegen müssen. Diese Logik bilden weder reine GSM-Codes noch eine einfache Dauerumleitung ab. Sie ist der eigentliche Grund, warum sich bei NFON für den dauerhaften Betrieb das Admin Portal lohnt. ## Welche Variante für wen? Ein Rechenbeispiel Nehmen wir eine Praxis oder ein kleines Serviceteam mit rund 200 eingehenden Anrufen pro Woche. Erfahrungsgemäß landen 25 bis 35 Prozent davon unbeantwortet im Leeren, weil gerade telefoniert wird oder niemand frei ist. Bei 200 Anrufen sind das etwa 60 verpasste Kontakte pro Woche. Mit einer Umleitung "bei Nichtmelden" (`*12`) fängt der Assistent genau diese 60 Anrufe ab, nimmt Anliegen auf und hinterlässt eine strukturierte Notiz, statt dass Anrufer auflegen. Über einen Monat gerechnet sind das rund 240 Anrufe, die sonst unbeantwortet blieben. Selbst wenn nur ein Teil davon eine konkrete Anfrage, einen Terminwunsch oder einen Rückrufwunsch enthält, summiert sich das schnell zu einer zweistelligen Zahl an Kontakten, die sonst verloren gingen. Genau hier liegt der Hebel: Nicht die wenigen Anrufe in der Hauptzeit sind das Problem, sondern die vielen, die in Pausen, Spitzen und Randzeiten ins Leere laufen. | Situation | Empfohlene Variante | |---|---| | Team nimmt zuerst ab, Assistent als Auffangnetz | Umleitung bei Nichtmelden (`*12`) | | Durchgehende 24/7-Annahme gewünscht | feste/sofortige Umleitung (`*11`) | | Annahme nur außerhalb der Öffnungszeiten | Zeitsteuerung im Admin Portal | | Eine einzelne Servicenummer betroffen | Umleitung je Nebenstelle/Rufnummer | ## Ergänzend: parallele Mobilfunknummer Nutzen Sie parallel eine reine Mobilfunknummer (nicht über NFON geführt), die ebenfalls an den Assistenten gehen soll, funktionieren am Mobilgerät die Standard-GSM-Codes. Diese sind nicht mit den NFON-Funktionscodes zu verwechseln. | Variante (Mobilfunk) | Aktivieren | Deaktivieren | |---|---|---| | Sofort (alle Anrufe) | `**21*Zielnummer#` | `##21#` | | Verzögert (bei Nichtmelden) | `**61*Zielnummer#` | `##61#` | | Bei besetzt | `**67*Zielnummer#` | `##67#` | | Bei nicht erreichbar | `**62*Zielnummer#` | `##62#` | | Alle Umleitungen löschen | | `##002#` | Diese GSM-Codes gelten für klassische Mobilfunkanschlüsse und sind je nach Netzbetreiber nicht alle freigeschaltet. Die Rufnummern in der NFON-Anlage selbst stellen Sie dagegen über die oben genannten NFON-Funktionscodes oder im Admin Portal ein, nicht über GSM-Codes. ## Rufumleitungsprofile in der Cloudya Web App Für einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bietet Cloudya zusätzlich Rufumleitungsprofile. Damit lassen sich eingehende Anrufe szenariobezogen verteilen, etwa für Meeting, Homeoffice oder Urlaub. Jedes Profil erhält ein Zielrufziel und kann auf Knopfdruck aktiviert werden. Praktisch heißt das: Sie legen ein Profil "Assistent" an, das auf die Zielnummer von HiDesk umleitet, und schalten es bei Bedarf in Sekunden ein oder aus, ohne jedes Mal Codes einzugeben oder das Admin Portal zu öffnen. Das eignet sich besonders für Einzelarbeitsplätze und kleine Teams, in denen jede Person ihre eigene Erreichbarkeit selbst steuert. Für unternehmensweite Regeln über Geschäftszeiten bleibt die Zeitsteuerung im Admin Portal die robustere Wahl, weil sie zentral gepflegt wird und nicht von der manuellen Umschaltung Einzelner abhängt. ## Was nach der Weiterleitung passiert Sobald die Umleitung greift, übernimmt der Assistent das Gespräch, begrüßt den Anrufer und nimmt das Anliegen auf. Aus Sicht der NFON-Anlage ist der Anruf damit erledigt, technisch handelt es sich um eine normale Rufumleitung an eine externe Nummer. Wichtig für die Planung: Eine Rufumleitung belegt in der Regel keinen Ihrer internen Plätze dauerhaft, da das Gespräch nach extern abgegeben wird. Wie viele Anrufe der Assistent gleichzeitig annehmen kann, hängt jedoch vom Assistenten ab, nicht von NFON. Klären Sie diesen Punkt vorab, wenn Sie mit Lastspitzen rechnen, etwa bei einer Servicenummer mit vielen parallelen Anrufen. Für die Anrufer selbst ändert sich der Wählvorgang nicht. Sie wählen weiterhin Ihre gewohnte NFON-Rufnummer. Ob am Ende Ihr Team oder der Assistent abnimmt, entscheidet die hinterlegte Weiterleitungsregel, für den Anrufer ist das transparent. ## Rufnummer und Portierung Ein häufiges Missverständnis: Für die Anbindung muss keine Rufnummer portiert oder gekündigt werden. Ihre NFON-Rufnummern bleiben vollständig erhalten, der Assistent bekommt lediglich eine eigene Zielnummer als Umleitungsziel. Damit ist der Schritt jederzeit reversibel. Möchten Sie die Anbindung wieder beenden, heben Sie die Umleitung einfach mit dem passenden Deaktivierungscode (`**11`, `**12`, `**13` oder `**14`) auf oder entfernen das Ziel im Admin Portal. Die Anlage verhält sich danach exakt wie zuvor. Das macht den Einstieg risikoarm: Sie testen die Umleitung mit einer einzelnen Servicenummer, sammeln Erfahrung und weiten sie erst dann auf weitere Durchwahlen aus, wenn die Annahme zuverlässig läuft. ## Checkliste vor dem Livegang Bevor Sie die Umleitung dauerhaft scharf schalten, lohnt ein kurzer Durchgang dieser Punkte: - **Zielnummer korrekt:** Die von HiDesk gelieferte Rufnummer vollständig und mit Vorwahl hinterlegt. - **Richtige Variante:** Sofort (`*11`), bei Nichtmelden (`*12`) oder zeitgesteuert, passend zur gewünschten Erreichbarkeit gewählt. - **Alle betroffenen Nummern:** Jede Durchwahl beziehungsweise Servicenummer, die der Assistent annehmen soll, einzeln berücksichtigt. - **Probeanruf gemacht:** Einmal von extern angerufen und geprüft, dass der Assistent zuverlässig übernimmt. - **Rückweg dokumentiert:** Den passenden Deaktivierungscode (`**11`, `**12`, `**13`, `**14`) oder den Weg im Admin Portal notiert, falls Sie schnell zurückstellen wollen. Mit dieser Checkliste vermeiden Sie die typischen Stolpersteine und können die Anbindung jederzeit kontrolliert wieder zurücknehmen. ## Häufige Fehler - **NFON-Codes mit GSM-Codes verwechselt:** Für NFON-Rufnummern gilt `*11`, nicht `**21*...#`. Letzteres ist ein reiner Mobilfunkcode. - **Falsche Variante gewählt:** Wer versehentlich `*11` (sofort) statt `*12` (bei Nichtmelden) aktiviert, leitet jeden Anruf direkt um, auch wenn das Team eigentlich zuerst abnehmen sollte. - **Nur eine Nebenstelle bedacht:** Sind mehrere Durchwahlen im Einsatz, muss die Umleitung je betroffener Rufnummer gesetzt werden, sonst klingeln einzelne Nummern ins Leere. - **Test vergessen:** Immer einmal selbst anrufen. Erst der echte Probeanruf zeigt, ob die Zielnummer korrekt hinterlegt ist und der Assistent abhebt. - **Zeitsteuerung ohne Feiertagsregel:** Ohne Sonderregel für Feiertage klingelt es an arbeitsfreien Tagen weiter im Büro, obwohl niemand da ist. ## Fazit und nächste Schritte NFON lässt sich ohne Hardware-Tausch und unter Beibehaltung Ihrer Rufnummern mit einem KI-Telefonassistenten kombinieren. Sie wählen zwischen schneller Umleitung per Funktionscode und feiner Zeitsteuerung im Admin Portal, je nachdem, wie genau Sie Annahme und Geschäftszeiten abbilden möchten. Wie eine Rufumleitung grundsätzlich funktioniert, lesen Sie in der [Grundlagen-Anleitung zur Rufumleitung](/de/blog/rufumleitung-einfach-erklaert). Welche weiteren Anlagen sich anbinden lassen, zeigt die [Kompatibilitäts-Matrix der Telefonanlagen](/de/blog/telefonanlagen-kompatibilitaets-matrix). Für [STARFACE](/de/blog/starface-ki-telefonassistent) und für [Microsoft Teams Phone](/de/blog/microsoft-teams-phone-ki-telefonassistent) gibt es jeweils eigene Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Eine Einordnung, [wann sich ein KI-Telefonassistent lohnt](/de/blog/wann-lohnt-sich-ki-telefonassistent), hilft bei der Entscheidung. Sie möchten zuerst hören, wie der Assistent klingt? Testen Sie die [Live-Demo](https://hi-desk.de/de/live-demo/), bevor Sie die Weiterleitung schalten. Genannte Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.