# Microsoft Teams Phone und KI-Empfang: Was geht?

> Microsoft Teams Phone mit KI-Empfang verbinden: Anrufweiterleitung und Call Routing per Admin-Konfiguration einrichten, ohne Hardware-Tausch, Nummer bleibt.

date: 2026-03-24
author: Florestan Peters
source: https://hi-desk.de/de/blog/microsoft-teams-phone-ki-telefonassistent/

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# Microsoft Teams Phone und KI-Empfang: Was geht?

Sie verbinden einen KI-Empfang mit Microsoft Teams Phone über Anrufweiterleitung beziehungsweise Call Routing auf die Zielnummer des Assistenten. Pro Nutzer stellen Sie das in den Teams-Anrufeinstellungen ein, zentral über das Teams Admin Center. Ein Hardware-Tausch ist nicht nötig, Ihre Rufnummern bleiben erhalten, und nicht angenommene oder alle Anrufe gehen an den Assistenten.

## Das Wichtigste auf einen Blick

- **Keine Integration, sondern Routing:** Der Assistent wird nicht in Teams eingebaut. Er bekommt die Anrufe per Weiterleitung oder Call Routing auf eine externe Rufnummer.
- **Zwei Ebenen:** Pro Nutzer über Einstellungen, Anrufe, Anrufverarbeitung und -weiterleitung. Zentral über das Teams Admin Center mit automatischer Telefonzentrale, Anrufwarteschleife oder VoIP-Richtlinien.
- **Externe Nummer im E.164-Format:** Weiterleitungsziele ans PSTN tragen Sie als +49... ein, also Ländervorwahl, Ortsvorwahl, Nummer ohne führende Null.
- **Richtlinie muss es erlauben:** In den Anrufrichtlinien muss die Option für die Weiterleitung an externe Telefonnummern aktiv sein. Sie ist standardmäßig aktiviert.
- **Lizenz und PSTN-Anbindung nötig:** Telefonie braucht eine Teams-Phone-Lizenz, externe Weiterleitungen zusätzlich Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing.
- **Rufnummern bleiben:** Die Weiterleitung schickt nur die gewünschten Anrufe weiter, alles andere bleibt unverändert.

## So funktioniert die Anbindung bei Teams Phone

Teams Phone ist die Telefoniefunktion in Microsoft Teams. Der Assistent wird nicht eingebaut, sondern bekommt die Anrufe per Weiterleitung beziehungsweise über das Call Routing. Manche Einstellungen setzt der einzelne Nutzer selbst, andere werden zentral im Teams Admin Center verwaltet.

Auf Nutzerebene öffnen Sie in Teams oben rechts "Einstellungen und weitere", dann "Einstellungen" und "Anrufe". Unter "Anrufverarbeitung und -weiterleitung" legen Sie fest, wohin Anrufe gehen. Als Ziel stehen Voicemail, eine neue Nummer, ein Kontakt, eine Anrufgruppe oder eine Stellvertretung zur Auswahl. Für den KI-Empfang wählen Sie "eine neue Nummer" und tragen die Zielnummer des Assistenten ein.

Auf Admin-Ebene bündeln Sie das Routing für mehrere Nutzer oder Nummern. Das ist sinnvoll, sobald eine Hauptnummer, eine Hotline oder ein ganzes Team betroffen ist, statt dass jeder seine Weiterleitung selbst setzt.

| Routing-Szenario | Was passiert | Wo eingerichtet |
|---|---|---|
| Anrufweiterleitung sofort | jeder Anruf geht direkt an die Zielnummer des Assistenten | Anrufeinstellungen je Nutzer |
| Weiterleitung bei Nichtmelden | erst wenn niemand abhebt, übernimmt der Assistent | Anrufeinstellungen je Nutzer |
| Automatische Telefonzentrale | Hauptnummer routet außerhalb der Geschäftszeiten an die externe Nummer | Teams Admin Center |
| Anrufwarteschleife mit Überlauf | nach Wartezeit oder bei voller Schleife an die externe Nummer | Teams Admin Center |
| Zeitabhängiges Routing | Umleitung nur außerhalb definierter Geschäftszeiten und an Feiertagen | Teams Admin Center |

## Schritt für Schritt: Weiterleitung pro Nutzer

Für einen einzelnen Anschluss ist die Weiterleitung in wenigen Minuten gesetzt.

1. **Zielnummer notieren:** Sie erhalten von HiDesk eine Rufnummer für den Assistenten. Diese ist Ihr Weiterleitungsziel.
2. **Anrufeinstellungen öffnen:** In Teams oben rechts "Einstellungen und weitere", dann "Einstellungen", dann "Anrufe" wählen.
3. **Weiterleitung aktivieren:** Im Bereich "Anrufverarbeitung und -weiterleitung" die Umschaltfläche setzen, ob alle Anrufe weitergeleitet werden oder ob zuerst Ihr Telefon klingelt.
4. **Auslöser festlegen:** Bestimmen, ob sofort weitergeleitet wird oder erst, wenn der Anruf nach einer eingestellten Zeit nicht angenommen wird (Weiterleitung bei Nichtmelden).
5. **Ziel "eine neue Nummer" wählen:** Als Weiterleitungsziel die Rufnummer des Assistenten eintragen, nicht Voicemail oder Kontakt.
6. **Speichern und testen:** Selbst anrufen und prüfen, ob der Assistent das Gespräch übernimmt.

Wird die externe Nummer beim Speichern abgewiesen, fehlt meist die Freigabe in der Anrufrichtlinie. Dazu gleich mehr.

## Zentrales Routing über das Teams Admin Center

Für eine Hauptnummer oder ein ganzes Team führt der Weg über das Teams Admin Center. Hier richten Sie eine automatische Telefonzentrale (Auto Attendant) oder eine Anrufwarteschleife ein, die an die externe Nummer des Assistenten weiterleitet.

Eine automatische Telefonzentrale liegt auf einem Ressourcenkonto, dem Sie eine Teams-Phone-Ressourcenkonto-Lizenz und eine Rufnummer zuweisen. In der Zentrale definieren Sie Geschäftszeiten und Feiertage. Für die Zeit außerhalb der Geschäftszeiten wählen Sie als Aktion die Weiterleitung an eine externe Telefonnummer und tragen die Nummer des Assistenten im E.164-Format ein, also zum Beispiel +49301234567.

> Tipp: Tragen Sie externe Weiterleitungsziele immer im E.164-Format ein (+49 statt 0049 oder einer führenden Null). Teams akzeptiert externe Übertragungsziele nur in diesem Format.

Eine Anrufwarteschleife eignet sich, wenn zuerst das Team klingeln soll und der Assistent erst bei Überlauf oder nach Ablauf der maximalen Wartezeit übernimmt. Auch hier ist das Ziel eine externe Rufnummer, das des Assistenten.

## Die Anrufrichtlinie muss externe Weiterleitung erlauben

Damit Teams überhaupt an eine externe Nummer weiterleitet, muss die passende VoIP-Richtlinie das zulassen. Standardmäßig ist das aktiviert, in restriktiven Umgebungen kann es jedoch abgeschaltet sein.

Im Teams Admin Center finden Sie das links unter "VoIP-Richtlinien" beziehungsweise "Anrufrichtlinien". Öffnen Sie die Richtlinie des betroffenen Nutzers oder erstellen Sie über "Hinzufügen" eine neue. Die Einstellung "Anrufweiterleitung und gleichzeitiges Klingeln an externe Telefonnummern" steuert, ob eingehende Anrufe an eine externe Rufnummer weitergeleitet werden dürfen. Aktivieren Sie sie und speichern Sie.

Zwei Voraussetzungen sind außerdem zu prüfen. Erstens braucht der Nutzer eine Microsoft-Teams-Telefon-Lizenz (Teams Phone), sonst stehen die Telefonie-Optionen gar nicht zur Verfügung. Zweitens setzt die externe Weiterleitung ans öffentliche Telefonnetz eine PSTN-Anbindung voraus, etwa über Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing.

## Welche Variante für wen?

Für den laufenden Betrieb empfiehlt sich die Weiterleitung bei Nichtmelden, oft kombiniert mit einem zeitabhängigen Routing über die automatische Telefonzentrale. Tagsüber nimmt das Team zuerst ab, abends und am Wochenende übernimmt der Assistent vollständig. Für eine durchgehende 24/7-Annahme nutzen Sie die sofortige Weiterleitung. Bei mehreren Nutzern oder einer zentralen Hauptnummer bündeln Sie alles über das Teams Admin Center.

Ein konkretes Beispiel. Eine Steuerkanzlei mit vier Mitarbeitenden hat Geschäftszeiten von 8 bis 17 Uhr. Sie legt in der automatischen Telefonzentrale genau diese Zeiten fest. Innerhalb der Geschäftszeiten landet ein Anrufer in einer Anrufwarteschleife, die das Team durchklingelt. Wird nach 30 Sekunden nicht abgenommen, läuft der Anruf über den Überlauf an die externe Nummer des Assistenten. Außerhalb der Geschäftszeiten und an Feiertagen geht jeder Anruf direkt an den Assistenten. Bei rund 20 Anrufen am Tag, von denen das Team etwa ein Drittel nicht sofort schafft, fängt der Assistent so täglich rund sieben Gespräche ab, die sonst unbeantwortet blieben.

## Mobil ergänzend: GSM-Codes

Nutzen Sie parallel eine Mobilfunknummer, die an den Assistenten gehen soll, funktionieren die Standard-GSM-Codes direkt am Gerät. Diese Codes sind in den GSM-Mobilfunknetzen einheitlich definiert.

| Variante | Aktivieren | Deaktivieren |
|---|---|---|
| Sofort (alle Anrufe) | `**21*Zielnummer#` | `##21#` |
| Verzögert (bei Nichtmelden) | `**61*Zielnummer#` | `##61#` |
| Bei besetzt | `**67*Zielnummer#` | `##67#` |
| Bei nicht erreichbar | `**62*Zielnummer#` | `##62#` |
| Alle Umleitungen löschen | | `##002#` |

Diese Codes gelten für Mobilfunkanschlüsse und werden am Gerät über die Telefon-App gewählt. Das Routing in Teams Phone selbst stellen Sie dagegen in den Anrufeinstellungen oder im Teams Admin Center ein, nicht per Code. Ob ein bestimmter Code freigeschaltet ist, hängt je nach Mobilfunkanbieter und Tarif ab.

## PSTN-Anbindung: Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing

Eine externe Weiterleitung verlässt das Microsoft-Netz und geht ins öffentliche Telefonnetz (PSTN). Dafür braucht Teams Phone eine PSTN-Anbindung. Microsoft bietet hier drei Wege an, und welcher bei Ihnen aktiv ist, entscheidet, ob die Weiterleitung an die externe Nummer des Assistenten überhaupt funktioniert.

| Anbindung | Wer stellt die Leitung | Typisch für |
|---|---|---|
| Calling Plan | Microsoft selbst, als Tarif pro Nutzer | kleinere Setups ohne eigenen Carrier |
| Operator Connect | ein zertifizierter Telefonie-Anbieter, im Admin Center verbunden | Firmen mit bestehendem Provider |
| Direct Routing | eigenes Session Border Controller über einen SIP-Trunk | individuelle Carrier- und Trunk-Konstellationen |

Für die Anbindung des Assistenten ist die Wahl meist unerheblich, solange ausgehende PSTN-Anrufe für den jeweiligen Nutzer oder das Ressourcenkonto erlaubt sind. Bei einer automatischen Telefonzentrale muss das Ressourcenkonto, das die externe Übertragung auslöst, eine PSTN-Berechtigung haben. Fehlt sie, schlägt die Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten still fehl, obwohl die Konfiguration korrekt aussieht.

Im Zweifel testen Sie die ausgehende Telefonie zuerst manuell. Klappt ein normaler ausgehender Anruf an eine externe Nummer von diesem Nutzer oder Konto, klappt in der Regel auch die Weiterleitung an den Assistenten.

## Was der Assistent mit den Anrufen macht

Sobald der Anruf an der Zielnummer ankommt, übernimmt der Assistent das Gespräch. Er begrüßt den Anrufer mit Ihrem Firmennamen, beantwortet wiederkehrende Fragen und nimmt das Anliegen strukturiert auf. Anschließend bekommen Sie eine saubere Zusammenfassung, die direkt in Ihren Posteingang oder Ihre Tools laufen kann.

Wichtig dabei: Der Assistent ersetzt das Team nicht zwingen, sondern fängt die Anrufe ab, die sonst unbeantwortet blieben. Über das Routing entscheiden Sie selbst, wann das passiert, also nur außerhalb der Geschäftszeiten, nur bei Nichtmelden oder rund um die Uhr.

Für dringende Anliegen lässt sich eine Rückrufkette definieren. Der Assistent erkennt das Stichwort, hält die Kontaktdaten fest und markiert den Vorgang als eilig, sodass ein Mitarbeiter zeitnah zurückruft. So bleibt auch im 24/7-Betrieb ein klarer Eskalationsweg erhalten, ohne dass nachts jemand am Apparat sitzen muss.

## Nutzer-Weiterleitung oder zentrales Routing?

Beide Wege führen ans Ziel, sie passen aber zu unterschiedlichen Situationen. Die folgende Gegenüberstellung hilft bei der Entscheidung.

| Kriterium | Weiterleitung je Nutzer | Zentrales Routing im Admin Center |
|---|---|---|
| Aufwand | gering, in wenigen Minuten gesetzt | höher, einmalige Einrichtung mit Ressourcenkonto |
| Wer richtet es ein | der Nutzer selbst | Admin mit Teams-Berechtigung |
| Geeignet für | einzelner Anschluss, Vertretung im Urlaub | Hauptnummer, Hotline, ganzes Team |
| Zeitsteuerung | manuell pro Nutzer | automatisch über Geschäftszeiten und Feiertage |
| Änderung | jederzeit am eigenen Client | zentral, wirkt für alle betroffenen Nummern |

In der Praxis kombinieren viele Betriebe beides. Die Hauptnummer läuft über eine automatische Telefonzentrale, während einzelne Mitarbeitende ihre Durchwahl zusätzlich bei Nichtmelden an denselben Assistenten leiten. So gibt es keine Lücke, egal über welche Nummer ein Kunde anruft.

## Vor dem Schalten: kurze Checkliste

Bevor Sie die Weiterleitung live nehmen, prüfen Sie diese Punkte. Sie ersparen sich damit die häufigsten Fehlversuche.

1. **Lizenz vorhanden:** Der Nutzer beziehungsweise das Ressourcenkonto hat eine Teams-Phone-Lizenz.
2. **PSTN-Anbindung aktiv:** Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing ist eingerichtet und ein ausgehender Testanruf an eine externe Nummer klappt.
3. **Richtlinie erlaubt externe Weiterleitung:** Die Option in den VoIP-Richtlinien ist aktiviert.
4. **Zielnummer im E.164-Format:** Die Nummer des Assistenten steht als +49... bereit.
5. **Auslöser definiert:** Sie wissen, ob sofort, bei Nichtmelden oder zeitabhängig weitergeleitet wird.
6. **Testanruf geplant:** Direkt nach dem Speichern rufen Sie selbst an und hören, ob der Assistent übernimmt.

## Häufige Fehler

- **Externe Nummer im falschen Format:** Teams akzeptiert externe Übertragungsziele nur im E.164-Format. Tragen Sie +49301234567 ein, nicht 030 1234567 und nicht 0049.
- **Richtlinie blockiert externe Weiterleitung:** Ist die Option für externe Telefonnummern in der Anrufrichtlinie deaktiviert, wird das Ziel abgewiesen. Vor dem Test im Admin Center prüfen.
- **Fehlende PSTN-Anbindung:** Ohne Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing kann Teams gar nicht ans öffentliche Telefonnetz weiterleiten.
- **Ressourcenkonto ohne Lizenz:** Eine automatische Telefonzentrale braucht ein Ressourcenkonto mit Teams-Phone-Ressourcenkonto-Lizenz, sonst greift das Routing nicht.
- **Geschäftszeiten und Feiertage vergessen:** Wer nur die Geschäftszeiten setzt, aber keine Feiertage hinterlegt, hat an Feiertagen kein definiertes Verhalten. Feiertage folgen in der Regel der Außerhalb-Geschäftszeiten-Logik.

## Erst hören, dann schalten

Wie eine Rufumleitung grundsätzlich funktioniert, lesen Sie in der [Grundlagen-Anleitung zur Rufumleitung](/de/blog/rufumleitung-einfach-erklaert). Welche weiteren Anlagen sich anbinden lassen, zeigt die [Kompatibilitäts-Matrix der Telefonanlagen](/de/blog/telefonanlagen-kompatibilitaets-matrix). Für [NFON gibt es eine eigene Anleitung](/de/blog/nfon-ki-telefonassistent), und auch die [3CX-Anlage](/de/blog/3cx-ki-telefonassistent) lässt sich in wenigen Schritten verbinden. Wer den Assistenten zuerst grundsätzlich verstehen will, findet die Einordnung unter [Was ist ein KI-Telefonassistent](/de/blog/was-ist-ein-ki-telefonassistent).

Sie möchten zuerst hören, wie der Assistent klingt? Testen Sie die [Live-Demo](https://hi-desk.de/de/live-demo/), bevor Sie die Weiterleitung schalten.

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