# 3CX-Telefonanlage und KI-Empfang: Routing-Szenarien > 3CX-Telefonanlage mit KI-Empfang verbinden: Routing-Szenarien per Weiterleitung oder Outbound-Rule in 3CX einrichten, ohne Hardware-Tausch, Rufnummer bleibt. date: 2026-03-18 author: Florestan Peters source: https://hi-desk.de/de/blog/3cx-ki-telefonassistent/ --- # 3CX-Telefonanlage und KI-Empfang: Routing-Szenarien Sie verbinden einen KI-Empfang mit einer 3CX-Telefonanlage, indem Sie in der 3CX-Verwaltungskonsole eine eingehende Regel (Inbound Rule) auf die Zielnummer des Assistenten legen oder die Anrufe zeitabhängig über die Geschäftszeiten umleiten. 3CX bietet dafür mehrere Wege, von der direkten Weiterleitung bis zur Outbound-Rule. Ein Hardware-Tausch ist nicht nötig, Ihre Rufnummern bleiben erhalten. ## Das Wichtigste auf einen Blick - **Anbindung per Regel, nicht per Einbau:** Der Assistent wird nicht in 3CX installiert, sondern bekommt die Anrufe über eine Inbound Rule, eine Geschäftszeiten-Regel oder eine Outbound-Rule zugespielt. - **Rufnummern bleiben:** Ihre DIDs, Nebenstellen und Ihr SIP-Trunk bleiben unverändert. Es entfällt jeder Hardware-Tausch und jede Portierung. - **Externe Weiterleitung hat eine Bedingung:** Damit 3CX an eine externe Nummer routen darf, muss eine ausgehende Regel mit hinterlegter ausgehender Rufnummer (Caller ID) existieren, sonst kommt die Meldung "No Route Exists". - **Zeit- und nummernbasiert steuerbar:** Sie entscheiden pro DID, pro Nebenstelle und pro Zeitfenster, wann der Assistent übernimmt, etwa nur außerhalb der Office Hours oder erst bei Nichtmelden. - **Vor dem Schalten testen:** Über die [Live-Demo](https://hi-desk.de/de/live-demo/) hören Sie den Assistenten, bevor Sie produktiv umstellen. ## So funktioniert die Anbindung bei 3CX 3CX ist eine softwarebasierte Telefonanlage, die Sie zentral über die Web-Verwaltungskonsole steuern. Eingehende Anrufe laufen über Ihren SIP-Trunk herein und werden anhand der DID-Nummer (der angerufenen Rufnummer) einer eingehenden Regel zugeordnet. Der Assistent wird in dieses System nicht eingebaut. Er bekommt eine eigene Zielrufnummer und übernimmt die Anrufe, sobald eine Regel sie an ihn weiterreicht. Da 3CX flexibel routet, lassen sich verschiedene Szenarien abbilden, etwa nur nachts, nur bei Nichtmelden oder nur für eine bestimmte Durchwahl. Die Steuerung selbst stellen Sie ausschließlich in der Verwaltungskonsole ein, nicht am Tischtelefon. Das hat den Vorteil, dass Sie Regeln zentral pflegen und jederzeit ohne Eingriff am Endgerät umschalten können. Ob Ihr 3CX-System selbst gehostet (on premise oder in der eigenen Cloud) oder als gehostete Instanz von einem Partner betrieben wird, spielt für die Anbindung keine Rolle. Die Routing-Logik ist in beiden Varianten identisch. Bei einer vom Partner gehosteten Anlage benötigen Sie lediglich die Zugangsdaten zur Verwaltungskonsole oder bitten Ihren Partner, die beiden Regeln einzutragen. Maßgeblich ist allein, dass Ihr SIP-Trunk ausgehende Gespräche erlaubt. | Routing-Szenario | Was passiert | Typischer Einsatz | |---|---|---| | Eingehende Regel direkt | jeder Anruf an die DID geht sofort an den Assistenten | Feierabend, Urlaub, durchgehende 24/7-Annahme | | Weiterleitung bei Nichtmelden | erst wenn niemand abhebt, übernimmt der Assistent | Tagesbetrieb, das Team hat den ersten Zugriff | | Geschäftszeiten-Regel | Umleitung nur außerhalb der definierten Office Hours | klare Trennung von Tag- und Nachtbetrieb | | Feiertags-Routing | an Feiertagen verhält sich die Anlage wie geschlossen | Brückentage, gesetzliche Feiertage | | Outbound-Rule | steuert, wie ausgehende Verbindungen zum Assistenten geroutet werden | technische Voraussetzung für externe Weiterleitung | ## Die wichtige Voraussetzung: ausgehende Regel Ein Detail entscheidet bei 3CX häufig über Erfolg oder Fehlschlag. Ein KI-Empfang sitzt in der Regel auf einer externen Rufnummer, nicht auf einer internen Nebenstelle. Damit 3CX einen eingehenden Anruf an eine externe Nummer weiterreichen darf, braucht es eine passende ausgehende Regel. In dieser ausgehenden Regel muss eine ausgehende Rufnummer (Caller ID) hinterlegt sein, über die 3CX die Verbindung zur Zielnummer aufbaut. Fehlt diese Konfiguration, lehnt die Anlage die Weiterleitung ab und Sie hören Meldungen wie "No Route Exists" oder "Kein Anschluss unter dieser Nummer". Prüfen Sie daher vor dem Test, ob Ihr SIP-Trunk ausgehende Gespräche überhaupt erlaubt und ob die ausgehende Regel auf den richtigen Trunk zeigt. Treten trotzdem Fehler auf, hilft das Aktivitätenprotokoll unter Dashboard, das jede abgewiesene Verbindung mit Grund anzeigt. > Tipp: Richten Sie eine eigene ausgehende Regel nur für die Zielnummer des Assistenten ein. So beeinflusst die Anbindung Ihre übrige Wahlplan-Logik nicht und Sie können sie jederzeit isoliert deaktivieren. ## Voraussetzungen vor dem Einrichten Bevor Sie die erste Regel anlegen, lohnt sich ein kurzer Check der Rahmenbedingungen. Drei Punkte entscheiden, ob die Anbindung auf Anhieb funktioniert. Erstens brauchen Sie Verwaltungsrechte in der 3CX-Konsole oder einen Partner, der die Regeln für Sie einträgt. Zweitens muss Ihr SIP-Trunk ausgehende Gespräche erlauben, denn die Weiterleitung an die externe Nummer ist technisch ein ausgehender Anruf der Anlage. Drittens benötigen Sie die Zielrufnummer des Assistenten, die Sie von HiDesk erhalten. Klären Sie zusätzlich, welche DIDs überhaupt umgeleitet werden sollen. Häufig genügt die Hauptnummer, manchmal ist es sinnvoll, nur eine Service- oder Terminnummer abzudecken und die direkten Durchwahlen der Mitarbeiter unberührt zu lassen. Diese Entscheidung treffen Sie am besten, bevor Sie in die Konsole gehen. ## Schritt für Schritt: Inbound Rule in 3CX 1. **Zielnummer notieren:** Sie erhalten von HiDesk eine Rufnummer für den Assistenten. Diese ist Ihr Weiterleitungsziel. 2. **Verwaltungskonsole öffnen:** In der 3CX-Verwaltungskonsole anmelden und links den Bereich "Eingehende Regeln" (Inbound Rules) aufrufen. 3. **Regel anlegen oder bearbeiten:** Existiert bereits eine Regel für Ihre DID, klicken Sie sie an. Andernfalls wählen Sie "DID-Regel hinzufügen" und vergeben einen sprechenden Namen, etwa "KI-Empfang". 4. **DID auswählen:** Im Feld "DID" die Rufnummer wählen, die zuvor unter "SIP-Trunk" und "DIDs" hinterlegt wurde. 5. **Ziel setzen:** Unter "Anrufe weiterleiten an" als Ziel die externe Nummer des Assistenten eintragen. Für ein zeitabhängiges Szenario aktivieren Sie "Eigene Geschäftszeiten für diesen Trunk festlegen" und definieren ein abweichendes Ziel außerhalb der Office Hours. 6. **Auslöser festlegen:** Bestimmen, ob sofort, bei Nichtmelden oder nur in bestimmten Zeitfenstern umgeleitet wird. 7. **Speichern und testen:** Regel mit "OK" sichern, dann selbst anrufen und prüfen, ob der Assistent das Gespräch übernimmt. ## Zeit- und feiertagsabhängiges Routing 3CX verwaltet Geschäftszeiten in V20 abteilungsbasiert. Sie definieren globale Office Hours unter den Einstellungen oder vergeben pro Trunk und pro eingehender Regel eigene Zeiten. Innerhalb der Geschäftszeiten geht der Anruf an Ihr Team, außerhalb an den Assistenten. Für jede eingehende Regel legen Sie getrennte Ziele für drei Zustände fest: während der Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten und während der Pause. Das genügt, um Tag-, Abend- und Wochenendbetrieb sauber zu trennen, ohne dass jemand abends manuell umschalten muss. Feiertage steuern Sie über die Feiertagseinstellungen. Aktivieren Sie pro SIP-Trunk oder DID die Option für die Feiertagsbehandlung, damit die Anlage an gesetzlichen Feiertagen wie geschlossen reagiert und der Assistent übernimmt. Ab V20 lassen sich dabei auch eigene Feiertagsansagen direkt im Feiertagsrouting hinterlegen. Da Feiertage in Deutschland je nach Bundesland abweichen, lohnt es sich, die Feiertagsliste an Ihren Standort anzupassen. Ein Betrieb in Bayern hat mit Fronleichnam oder Mariä Himmelfahrt mehr Schließtage als ein Betrieb in Hamburg. Tragen Sie genau die Tage ein, an denen Ihr Team nicht erreichbar ist, dann übernimmt der Assistent zuverlässig genau an diesen Tagen. ## Alternative: Weiterleitung an der Nebenstelle Neben der eingehenden Regel auf DID-Ebene gibt es einen zweiten, oft schnelleren Weg. Jede Nebenstelle in 3CX hat eigene Weiterleitungsregeln (Forwarding Rules), die festlegen, was bei verfügbar, besetzt, abwesend oder außerhalb der Office Hours passiert. Hier können Sie als Ziel "An externe Nummer weiterleiten" wählen und die Rufnummer des Assistenten eintragen. Das ist praktisch, wenn nur eine einzelne Nebenstelle, etwa der Zentrale oder eines Standorts, abgedeckt werden soll, ohne die globalen DID-Regeln anzufassen. Auch hier gilt die gleiche Voraussetzung: Die externe Weiterleitung funktioniert nur, wenn eine ausgehende Regel mit Caller ID existiert und der Trunk ausgehende Gespräche zulässt. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob Sie auf Nummern-Ebene (DID-Regel) oder auf Geräte-Ebene (Nebenstelle) steuern wollen. ## Mobil ergänzend: GSM-Codes Nutzen Sie parallel eine Mobilfunknummer, die an den Assistenten gehen soll, funktionieren die GSM-Standardcodes direkt am Gerät. Sie sind nicht 3CX-spezifisch, sondern eine Funktion des Mobilfunknetzes. | Variante | Aktivieren | Deaktivieren | |---|---|---| | Sofort (alle Anrufe) | `**21*Zielnummer#` | `##21#` | | Verzögert (bei Nichtmelden) | `**61*Zielnummer#` | `##61#` | | Bei besetzt | `**67*Zielnummer#` | `##67#` | | Bei nicht erreichbar | `**62*Zielnummer#` | `##62#` | | Alle Umleitungen löschen | | `##002#` | Diese Codes gelten für Mobilfunkanschlüsse und werden je nach Anbieter unterstützt. Das Routing in 3CX selbst stellen Sie in der Verwaltungskonsole ein, nicht per Code. Im Zweifel prüfen Sie die Verfügbarkeit der Codes an Ihrem konkreten Anschluss. ## Ein durchgerechnetes Szenario Eine Steuerkanzlei mit fünf Nebenstellen nutzt 3CX und einen SIP-Trunk mit drei DIDs. Die Hauptnummer ist tagsüber dauerhaft besetzt, abends bleibt sie unbeantwortet. Die Kanzlei rechnet mit rund 40 eingehenden Anrufen pro Tag, davon etwa 9 außerhalb der Kernzeit von 8 bis 17 Uhr. Statt diese 9 Anrufe in der Mailbox zu sammeln, legt die Kanzlei eine eingehende Regel auf die Hauptnummer. Geschäftszeiten 8 bis 17 Uhr: Ziel ist die Warteschlange des Teams. Außerhalb: Ziel ist die externe Nummer des Assistenten. Eine ausgehende Regel mit Caller ID auf dem SIP-Trunk macht die externe Weiterleitung möglich. Ergebnis: Pro Monat werden rund 200 sonst verlorene Anrufe angenommen, qualifiziert und als Notiz weitergereicht. Die fünf Nebenstellen, die DIDs und die Tischtelefone bleiben unangetastet. Geändert wurde nur die Routing-Logik in zwei Regeln. ## Was nach der Weiterleitung passiert Sobald 3CX den Anruf an die Zielnummer übergeben hat, endet die Rolle der Telefonanlage. Ab diesem Punkt führt der Assistent das Gespräch eigenständig: Er begrüßt den Anrufer, erfragt Anliegen, Name und Rückrufnummer und gibt strukturierte Antworten auf wiederkehrende Fragen. Für Ihr Team entsteht aus jedem Gespräch eine Notiz oder Zusammenfassung, je nach Konfiguration als E-Mail oder als Übergabe in Ihre nachgelagerten Systeme. So sehen Ihre Mitarbeiter am nächsten Morgen auf einen Blick, wer angerufen hat und worum es ging, ohne eine Mailbox abhören zu müssen. Diese saubere Trennung ist der Vorteil der Routing-Anbindung: 3CX bleibt für Vermittlung, Nebenstellen und interne Telefonie zuständig, der Assistent kümmert sich um die Annahme der sonst verlorenen Anrufe. Beide Systeme greifen nicht ineinander, sondern arbeiten nacheinander. ## Häufige Fehler - **Keine ausgehende Regel hinterlegt:** Ohne ausgehende Regel mit Caller ID verweigert 3CX die externe Weiterleitung. Das ist die häufigste Fehlerquelle. - **Falscher SIP-Trunk in der Regel:** Zeigt die ausgehende Regel auf einen Trunk ohne ausgehende Berechtigung, scheitert die Verbindung lautlos. - **Geschäftszeiten doppelt definiert:** Globale und regelbasierte Office Hours können sich widersprechen. Legen Sie fest, welche Ebene greifen soll, und prüfen Sie die Regel-spezifischen Zeiten. - **DID nicht zugeordnet:** Wird die angerufene DID keiner eingehenden Regel zugeordnet, greift die Standardroute, nicht der Assistent. - **Test ohne echten Anruf:** Eine Regel sieht im Browser korrekt aus und schlägt im echten Anruf trotzdem fehl. Testen Sie immer mit einem realen eingehenden Anruf und kontrollieren Sie das Aktivitätenprotokoll. ## Welche Variante für wen? Für den laufenden Betrieb empfiehlt sich die Geschäftszeiten-Regel, oft kombiniert mit Weiterleitung bei Nichtmelden: Tagsüber nimmt das Team zuerst ab, abends, am Wochenende und an Feiertagen übernimmt der Assistent vollständig. Für eine durchgehende 24/7-Annahme legen Sie die eingehende Regel direkt auf den Assistenten. Wenn Sie nur einzelne Durchwahlen abdecken wollen, etwa eine Service- oder Terminnummer, setzen Sie die Regel gezielt auf diese DID. Alle übrigen Nummern bleiben unverändert beim Team. Ein Vorteil der reinen Routing-Lösung: Sie ist reversibel. Möchten Sie die Anbindung pausieren, deaktivieren Sie schlicht die eingehende Regel oder ändern das Ziel zurück auf die Warteschlange. Es bleiben keine Spuren in der Telefonie-Infrastruktur, weil weder an den Nebenstellen noch am SIP-Trunk dauerhaft etwas verändert wurde. Das senkt die Hürde, die Anbindung erst einmal in einem begrenzten Zeitfenster auszuprobieren, etwa nur am Wochenende, und das Routing bei Bedarf schrittweise auszuweiten. Bei mehreren Standorten oder mehreren DIDs empfiehlt es sich, klein zu starten: zunächst eine Nummer umleiten, das Verhalten beobachten und das Aktivitätenprotokoll prüfen, dann weitere Nummern ergänzen. So behalten Sie die Kontrolle und vermeiden, dass eine fehlerhafte globale Regel den gesamten Anrufverkehr betrifft. Wie eine [Rufumleitung grundsätzlich funktioniert](/de/blog/rufumleitung-einfach-erklaert), lesen Sie in der Grundlagen-Anleitung. Welche weiteren Anlagen sich anbinden lassen, zeigt die [Kompatibilitäts-Matrix der Telefonanlagen](/de/blog/telefonanlagen-kompatibilitaets-matrix). Für [Placetel gibt es eine eigene Anleitung](/de/blog/placetel-ki-telefonassistent), und auch [STARFACE lässt sich in wenigen Schritten verbinden](/de/blog/starface-ki-telefonassistent). Sie möchten zuerst hören, wie der Assistent klingt? Testen Sie die [Live-Demo](https://hi-desk.de/de/live-demo/), bevor Sie das Routing in 3CX scharf schalten. Genannte Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.